Controle de Despesas

Versão 13.002.001      Autor: Mauricio Melo

O ERP Solution disponibiliza uma ferramenta específica para organizar despesas feitas por funcionários, como viagens, alimentação, transporte e hospedagem.

Com esse recurso, as informações deixam de ficar dispersas, facilitando o acompanhamento dos gastos, a prestação de contas e o alinhamento com as políticas internas da empresa.

Foi desenvolvido o Controle de Despesas, que centraliza essas informações e torna o processo mais simples e confiável.

Como funciona o Controle de Despesas

Está funcionalidade permite registrar todas as despesas em um único lugar, anexar documentos, distribuir os valores quando necessário e seguir um fluxo padronizado para aprovação.

Existem dois modos de uso, configurados pela empresa:

• 1. Fluxo com Solicitação de Despesa
  • Usado quando a empresa exige que as despesas sejam aprovadas.
  • Fluxo: Solicitação → Despesa → Documentos → Rateio

• 2. Fluxo de Despesa Direta
  • Usado quando é permitido registrar a despesa diretamente.
  • Fluxo: Despesa → Documentos → Rateio → Contabilização

Além disso, o sistema permite:

• Enviar documentos (notas, recibos, comprovantes)
• Organizar despesas por centro de custo, funcionário ou veículo
• Enviar para aprovação, quando a empresa exigir

Esses recursos garantem mais organização, transparência e rastreabilidade.

Para utilizar o processo de controle de despesa, é necessário cadastrar previamente os tipos de despesa e suas especificações de uma forma mais ampla, que serão utilizadas para mapear o fluxo do processo. Para isso acesse:

Módulo Financeiro > Principal > Despesas > Tipos (Rotina 8004)

Para mais informações sobre a rotina acesse: Consulta de Tipos de Despesas (8004)

—————————————————————————————————————————————————————————————————————

Para especificar uma despesa, é necessário cadastrar previamente as categorias de documentos, que serão utilizadas para identificar a despesa de uma forma detalhada, registrada e relacioná-la à conta contábil correspondente no sistema, para isso acesse:

Módulo Financeiro > Principal > Despesas > Categorias de Documento (Rotina 8003)

Para mais informações sobre a rotina acesse: Consulta de Categorias de Documentos de Despesas (8003)

—————————————————————————————————————————————————————————————————————

Para especificar uma despesa, é necessário cadastrar previamente as modalidades de pagamento, que serão utilizadas para identificar a forma de pagamento da despesa, para isso acesse:

Módulo Financeiro > Principal > Despesas > Modalidades de Pagamento (Rotina 8009)

Para mais informações sobre a rotina acesse: Consulta de Modalidades de Pagamentos (8009)

—————————————————————————————————————————————————————————————————————

Cadastro de solicitações de despesa e despesas financeiras

No fluxo de despesas, a solicitação de despesa representa a etapa inicial do processo, possibilitando o planejamento e o controle dos gastos da empresa, para isso acesse:

Módulo Financeiro > Principal > Despesas > Solicitações de Despesas (Rotina 8000)

Para mais informações sobre a rotina acesse: Consulta de Solicitações de Despesas (8000)

————————————————————————————————————————————————————————————————————

No fluxo de despesas, a despesa representa a etapa em que o gasto é efetivamente registrado e reconhecido no sistema. Nessa fase, são consolidadas as informações financeiras como valores, centros de custo, formas de pagamento e comprovantes, permitindo o devido registro na contabilidade.
Para isso, acesse:

Módulo Financeiro > Principal > Despesas > Despesas (Rotina 8005)

Para mais informações sobre a rotina acesse: Consulta de Despesas (8005)

————————————————————————————————————————————————————————————————————