Lançamento de notas (1020)

Neste momento o sistema abrirá a tela para inclusão dos primeiros dados referentes a nota fiscal.

Nesta etapa, o sistema disponibiliza diversos campos para preenchimento, sendo eles:

• Docto. especial: Listará diversas opções que poderão ser selecionadas de acordo com a nota que está sendo lançada. Algumas opções utilizadas:
  • Indefinido: Deve-se utilizar para lançamento de nota de compra de produtos para revenda.
    • Em lançamentos originados da importação de um XML (rotina 1339), os impostos serão recalculados conforme a tabela de tributação.
  • Energia Elétrica: Se a nota se refere à conta de energia, por exemplo, selecione esta opção. O sistema irá habilitar alguns campos importantes para o lançamento de notas de compra de energia, como: “Faixa de consumo”, “Grupo de tensão” e “Tipo de ligação”, informações obrigatórias de preenchimento.
  • Complementar: Deve-se utilizar para lançamento de notas de complemento de ICMS e ICMS ST. Nesta opção, destaca-se que o ICMS complementar não receberá o valor, caso a nota se enquadre em uma das seguintes regras:
    • Quando a filial for do Simples Nacional;
    • A nota fiscal origem tiver CST interna 60;
    • O CST da nota fiscal origem for 30, 40, 50 ou 99;
    • O CST da nota fiscal origem for 90 e não possuir % ICMS efetivo;
    • A nota fiscal origem possuir valor de ICMS ST e for CST 10 ou 70.
  • Complementar IPI: Deve-se utilizar para lançamento de notas de complemento de IPI.
  • Ajuste: Deve-se utilizar quando for realizado o lançamento de notas de ajuste de estoque ou valor.
  • Tributação conforme NF original (não recalcula impostos): Deve-se utilizar quando for realizado um lançamento de nota através da importação de XML (rotina 1339), onde os impostos devem ser conforme a nota origem, não recalculando conforme a tabela de tributação.
  • Documento Fiscal emitido com base em regime especial ou norma específica: Deve-se utilizar para o lançamento de nota eletrônica avulsa (NFA-e) onde no SPED Fiscal (bloco C100) deve ser enviado com o valor 08. As NFA-e são indicadas pela série da nota fiscal, entre 890 e 899.
    • Nos parâmetros por empresa do Módulo Fiscal (rotina 2779), aba “Emissão NF”, possui o campo “Validar a série da NF com o campo ‘Docto especial’ no lançamento de NF-e”, onde pode-se configurar se ocorrerá validação ou não de alerta ou impedimento, quando for informada uma série diferente do intervalo de 890 e 899 com essa opção.
  • Água Canalizada: Deve-se utilizar  para as notas referente a conta de água da sua empresa.
  • Lançamento Extemporâneo: Deve-se utilizar para lançamento de nota como extemporânea.
  • Nota de débito IBS/CBS: Deve-se utilizar para lançamentos de nota de débito de IBS/CBS.
  • Nota de crédito IBS/CBS: Deve-se utilizar para lançamentos de nota de crédito de IBS/CBS.

• Data de lançamento: Informe a data de lançamento que ficará registrada no ERP, podendo ser diferente da data de emissão constante no documento fiscal.

⚠️Importante! Caso a política de prazo utilizada for à vista, será utilizada esta data para registro financeiro no caixa.

• Operação: Clique no ícone da lupa para localizar e selecionar a opção que se enquadra ao seu tipo de lançamento.
  • As operações indicam a natureza da operação da nota e todas elas são validadas durante a implantação do sistema.
    É nela que são configurados vários parâmetros, como: se a nota gera ou não financeiro, se deverá ser atualizado estoque, se possui uma tributação específica para essa movimentação, dentre outros.
  • Por isso, localize a operação a ser utilizada através da descrição, tipo de lançamento, CFOP e demais dados citados acima. Caso não localize a operação e confirme que ela não está cadastrada no sistema, poderá ser solicitado o cadastro da operação para a Equipe Solution.
• Modelo fiscal: Selecione o modelo fiscal da nota. Cada tipo possui uma finalidade diferente, vamos citar os mais utilizados:
  • 01 – Nota Fiscal: Deve ser selecionado para notas que não são eletrônicas, como por exemplo, uma nota de entrada de serviços.
  • 55 – Nota Fiscal Eletrônica – NF-e: Se refere às notas eletrônicas em geral. Caso receba na sua empresa uma NF-e você deve realizar o lançamento utilizando este modelo.
    • Quando o item vinculado a nota fiscal possuir em seu preço unitário três casas decimais após a vírgula, automaticamente a nota fiscal será lançada no modelo 55 (NF-e).
  • 65 – NFC-e – Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica: Deve ser utilizado para o lançamento de notas de consumidor eletrônica (NFC-e).
    • Itens com preço unitário com duas casas decimais após a vírgula, a nota fiscal será emitida no modelo 65 (NFC-e).
  • 06 – Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica: Se refere às notas de conta de energia elétrica não eletrônicas e o modelo fiscal 66 para as eletrônicas.
  • 29 – Nota Fiscal/Conta de Fornecimento de Água Canalizada: Se refere às notas de água canalizada.
  • 58 – MDFe: Se refere ao MDF-e, ou seja, o manifesto de documentos fiscais eletrônicos. Esse manifesto deve ser emitido por empresas que fazem o transporte rodoviário interestadual ou intermunicipal e são encarregadas pelo frete com mais de um CT-e. Também pode ser usado por companhias que remetem mercadorias em transportes com mais de uma NF-e. Dessa forma, caso receba este documento lance no modelo 58.
  • 62 – NFCom – Nota Fiscal de Serviços de Comunicação Eletrônica: Possui utilidade para atender o ajuste SINIEF nº 7, de 7 de abril de 2022, o qual instituiu a Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica – NFCom, modelo 62, e obriga a utilização pelos contribuintes do ICMS a partir 1º julho de 2024, em substituição aos seguintes documentos:
    • I – Nota Fiscal de Serviço de Comunicação, modelo 21; e
    • II – Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicação, modelo 22.

⚠️ Importante! Até que se publique a nova versão do Programa de Escrituração -PGE o lançamento deve continuar sendo realizado utilizando os modelos 21 (Nota Fiscal de Serviço de Comunicação) e modelo 22 (Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicação).

• Nro docto fiscal: Informe o número que consta na nota a ser lançada no sistema.
• Série: Informe a série que consta na nota a ser lançada no sistema.
• Espécie: Selecione uma das opções listadas. As mais utilizadas são:
  • NF: Para notas não eletrônicas;
  • NF-e: Para notas eletrônicas;
  • NFS-e: Para notas de serviço eletrônicas;
  • NFC-e: Para notas de consumidor eletrônicas.

• Emissão: Informe a data de emissão constante na nota.
• Chave da NF-e: Deve-se preencher de acordo com a chave constante nas notas eletrônicas de produtos, ela possui uma sequência numérica de 44 dígitos.
  • Essa informação é obrigatória caso tenha optado pelo modelo fiscal 55.
• Conferente: Será obrigatório de acordo com o parâmetro definido dentro do cadastro da operação.
  A intenção deste campo é que seja informado o nome da pessoa que fez a conferência dos itens da compra efetuada.
• Depósito: Informe o depósito de entrada.

Seção “Destinatário/Remetente”

O próximo passo é selecionar uma conta de fornecedor da nota.

Clique na lupa e o sistema abrirá a tela onde lista todos os fornecedores cadastrados no sistema. Localize o fornecedor da nota através dos filtros disponíveis.

Após encontrá-lo, é importante verificar se este fornecedor está com a configuração dos campos “Contribuinte federal” e “Contribuinte estadual” preenchidos de forma correta em seu cadastro localizado na rotina 2622.

Os fornecedores que se enquadram como fábricas e possuem o Índice de fidelidade, devem ser configurados com o tipo de contribuinte “Icms ST especial”.

➡️ Veja no nosso curso de Cadastros a importância destes campos e como eles influenciam nos processos do sistema.

Feito isso, selecione a conta e o sistema irá preencher de forma automática os dados cadastrais deste fornecedor.

No Solution ERP, uma conta de fornecedor poderá ser vinculada a vários endereços no sistema.

Verifique qual o endereço consta na nota fiscal, e se for diferente do principal da conta, no campo “Endereço” você poderá selecionar através do ícone da lupa um dos endereços complementares vinculados à conta.

Nos campos “Vendedor”, “Comprador” e “Estoquista” é possível informar os funcionários responsáveis referente a nota que está sendo lançada. Ressaltando que somente o campo “Vendedor” é de preenchimento obrigatório.

Todavia, é possível alterá-los para outro funcionário ativo, desde que seja pertencente à Empresa e Filial do lançamento ou definido como multi-empresa/multi-filial, e que o funcionário selecionado tenha uma função correspondente à função selecionada no campo anterior.

➡️ Esta informação não terá impacto em comissões.

⚠️Importante! As funções são vinculadas aos funcionários na Rotina 99030.

• Política de prazo: Selecione a forma de pagamento utilizada na compra.
  • No lançamento de notas via importação do XML, o sistema já irá buscar os dados de parcelamento diretamente do XML.
  • Para lançamento manual, será apresentada por padrão a política de prazo definida no cadastro da filial. Em ambos os casos, poderá ser escolhida outra política através da lupa, onde você irá visualizar as outras opções e selecionar a que desejar.

⚠️Importante! Este campo é obrigatório, mesmo para as notas que não irão gerar financeiro.

• Centro de custo: Será preenchido automaticamente de acordo com a definição no cadastro do usuário e caso não houver nesse campo, irá considerar o da filial. O centro de custo é uma separação interna da empresa para ratear despesas e receitas.
  • Para escolher outra opção, clique na lupa para visualizar as opções disponíveis.

➡️ Lembrando que este campo terá impacto no Módulo Contabilidade, onde é possível extrair relatórios por centro de custo.

• Filial de Venda: Irá considerar como padrão a filial logada, porém, o sistema irá permitir a alteração se no cadastro da operação estiver habilitado para digitar a filial do Centro de Custo.
• Local de venda: Virá preenchido de acordo com a parametrização definida pela empresa durante a implantação do sistema.
  • Caso identifique que esteja faltando algum cadastro, comunique o responsável na sua empresa para ser analisado. Esta informação é utilizada principalmente como filtro na geração de relatórios de compra e venda.

Seção “Contranota”

Para lançamento de notas de produtor rural, modelo fiscal (04), existem alguns estados do Brasil que exigem a emissão da contranota para o produtor.

• Contranota: Selecione a opção “Com contranota”, caso contrário, deixe a opção “Sem contranota” selecionada.
  • Se a sua opção foi “Com contranota”, não é necessário o preenchimento dos dados ao lado, como: ‘Modelo fiscal’, ‘Nro docto fiscal’, ‘Série e Emissão’, pois nesse momento a contranota ainda não foi emitida.

• Tipo de frete: Informe o frete da nota, caso houver. Para mais informações, acesse o artigo: Tipo de Frete no Lançamento e Importação de Nota Fiscal.

• Flag “NF sem bloqueios”: É necessário que seja utilizada uma operação que esteja configurada no campo “Nota especial sem bloqueio” com a opção “Permite marcar” (rotina 1010, aba “Outras Configurações”). Para mais informações, acesse o artigo: Cadastros de Operações (1010)

⚠️Importante! Mesmo nos casos em que o perfil do usuário possua permissão de acesso a flag “NF sem bloqueios”, se utilizada no lançamento da NF uma operação que não esteja com a configuração de “Permite marcar” na operação utilizada, a flag não estará disponível. 

• Flag “Estoque indisponível”: Caso utilize o processo de controle de recebimento de estoque configurado na rotina Parâmetros – 2737, a flag virá sinalizada e será impedida a sua edição. Para disponibilizar o estoque, terá que realizar o processo de recebimento de notas fiscais rotina (3102).
  • Caso não utilize o processo de controle de recebimento no estoque, a flag virá desmarcada.
  • Caso queira indisponibilizar o estoque ao marcar a flag, o estoque deverá ser disponibilizado na rotina Nota fiscal com estoque indisponível – 1566.

Após o preenchimento de todos estes dados, clique no botão “Seguinte”.

Na etapa 2 da wizard “Totais”, os valores totais dos impostos e da nota devem ser preenchidos de acordo com a necessidade.

Nessa etapa, serão apresentadas diversas abas, sendo elas:

Aba “Totais”

Constam os valores totais da nota, produto ou serviço, assim como os valores de IVA DUAL (CBS e IBS), IPI, ICMS ST, Imposto sobre importação (II), Adições de frete, seguro, outras despesas, custo financeiro e despesas de importação e os abatimentos de desconto dos itens ou serviços.

Aba “Impostos”

Constam os valores totais de ICMS, Diferimento parcial de ICMS, DIFAL, ICMS desonerado, ICMS ST retido, ICMS Crédito do Simples Nacional, ICMS Equalização, ISS, PIS/COFINS, PIS/COFINS ST, FCP ST, FUNGEFAZ e Crédito presumido.

O sistema irá calcular automaticamente os impostos de PIS/COFINS através da tributação dos itens cadastrados no sistema. Da mesma forma, os campos existentes no quadro “FCP ST”.

Aba “GR / Retenções / Antecipações”

Constam os totais dos impostos retidos (IRRF, CSLL, INSS, Funrural, ISS e PIS/COFINS), ICMS ST GR e ICMS ST Frete GR, Antecipação ICMS, IPI, PIS/COFINS e ICMS ST, Antecipação GR, ICMS, IPI e PIS/COFINS e retenções sobre importação (PIS, COFINS e CIDE).

Essa aba reúne informações fiscais complementares que não estão diretamente na aba “Impostos”, mas que são fundamentais para o correto cálculo dos tributos, cumprimento de obrigações acessórias e geração de guias de recolhimento.

➡️ Vale ressaltar que para os estados de BA e RN estarão liberados os campos “Base do ICMS ST antecipação parcial” e “Valor do ICMS ST antecipação parcial” onde é possível mencionar os valores recolhidos de ICMS antecipadamente na entrada da nota, para que os mesmos sejam visualizados e abatidos na apuração do ICMS.

Após preencher os totais da nota, clique no botão “Seguinte”.

Aba “Outros”

Constam algumas informações adicionais, como: CST padrão, rateio II, ICMS/ISS, despesas e descontos, total fornecedido/consumido, serviços não tributados pelo ICMS, energia injetada, outras deduções, observação da NF, valor IOF, IPI sobre frete, IPI não tributado, outras despesas fora da NF e PROTEGE.

Na etapa 3 da wizard “Itens”, os itens da nota devem ser adicionados.

➡️ No caso de importação por XML a aba de itens já virá previamente preenchida, não permitindo a edição da quantidade. É importante observar se o campo “Unidade” é o mesmo que a unidade que consta na nota, caso estejam divergentes é necessário informar as quantidades conforme a unidade do sistema. Para mais informações, acesse: Lançamento da NF-e por importação de XML (1339)(1020)

No caso do lançamento manual, para inserir um item, deve-se clicar no ícone do “+” para informar o código do produto, sua quantidade, e valor.

⚠️ Importante! O campo de preenchimento do valor refere-se ao valor total do item, não ao valor unitário.

Após a inclusão, será aberta novamente a tela para inserir um novo item e assim sucessivamente.

Caso essa nota tenha valor de IPI destacado e você tenha informado um valor de IPI na etapa anterior “Totais”, o campo “Valor IPI” na inclusão de itens ficará habilitado para digitação. Se essa nota não tiver IPI, o campo ficará inativo para preenchimento.

O campo “Desconto” também ficará inativo caso não tenha sido informado um desconto total na etapa anterior “Totais”.

⚠️ Importante! É fundamental realizar a conferência dos NCMs dos produtos, pois irá impactar diretamente na tributação dos itens.

Vale ressaltar, que ao lançar notas com retenção e adicionar um produto ou um serviço que possuam percentual de retenção para IRRF, INSS, CSLL e PIS/COFINS em seus cadastros e que contenham a flag “Calcula PIS/COFINS retido” marcada (rotina 1068 para produtos, e rotina 2025 para serviços), mas estes impostos não sejam adicionados na nota, o sistema exibirá um alerta informando: “Pelo menos um item possui percentual de (nome da retenção) em seu cadastro, porém a pré-nota não possui.” desta forma, o usuário deverá retornar à etapa 2 (totais) e informar as retenções do produto/ou serviço nos devidos campos da aba “GR / Retenções / Antecipações”.

➡️ Lembrando que, este alerta não impedirá de ser dado continuidade no lançamento da nota.

No quadro “Totais” é possível verificar também possíveis divergências de lançamento. Caso encontre inconsistência clique no ícone do “lápis” ao lado do código do produto a ser alterado.

Após adicionar os produtos, clique no botão “Seguinte”.

Caso um dos produtos que esteja sendo lançado na nota fiscal seja um produto de controle seriado, ou seja, tenha em seu cadastro (rotina 1068), a flag “Produto seriado” marcada, esta etapa será apresentada para informar através do ícone do lápis o número de série referente a cada unidade do produto.

Caso não tenham itens de controle seriado sendo lançados na nota, o sistema irá passar automaticamente por esta etapa, indo para a próxima etapa 5 (Tributos).

⚠️Importante! Para garantir a exigência da definição das séries dos produtos no lançamento de Nota Fiscal (rotina 1020), é necessário habilitar a opção “Exigir definição da série de produtos seriados na entrada” na rotina 2844. Caso o controle de séries não seja necessário na entrada, essa configuração pode ser desabilitada.

Na etapa 5 da wizard “Tributos”, serão apresentados os impostos: ICMS, ICMS ST, PIS, COFINS, IPI, ISS, Imposto sobre importação, FCP ST, dentre outros.

Serão apresentadas as tributações dos itens de acordo com as informações configuradas nas tabelas de tributação.

• Botão “Recalcular impostos”: Irá recalcular os impostos da nota
• Botão “Retotaliza ICMS ST GR”: Irá retotalizar os valores de ICMS ST GR.

Os totais da capa e os totais dos itens devem fechar, para que seja possível seguir e finalizar o lançamento.

Caso seja necessário realizar algum ajuste da tributação entre em contato com o responsável fiscal da sua empresa.

Aba “ICMS”

⚠️ Importante! As colunas “Base ICMS (crédito)” e “Valor ICMS (crédito)” serão preenchidos apenas quando existirem itens tributados com CST geradores de crédito (exemplo: CST 00, 20).

Aba “ICMS ST”

Nesta aba , é possível consultar a informação do código CEST do produto, o qual está sendo lançado na nota fiscal, facilitando assim a conferência do código que está cadastrado.

Aba “PIS” e “COFINS”

Aba “IPI”

Aba “ISS”

Aba “IImp”

Aba “FCP ST”

Ao clicar no ícone do lápis, ao lado do produto, é aberta a pop-up “Altera tributação item – 1163”.

Aba “Recálculo”

Aba “Informações manuais”

Na etapa 6 da wizard “Parcelamento”, será apresentada a política de prazo, conforme informada na etapa 1 (Entrada) do lançamento, com as parcelas (caso possua), sendo possível alterar nessa etapa para outra política de prazo se desejar.

• Parcelas: Informe um número de parcelas diferente da definição da política, dependendo das configurações previamente definidas pela empresa.
  • Outra possibilidade é incluir parcelas manualmente através do ícone do “+” ou realizar a exclusão individual de parcelas através do ícone da lixeira.
  • O campo será habilitado quando informada uma política de prazo com tipo de pagamento “Prazo”.

Abaixo das parcelas, também é possível utilizar o campo “Alterar Parcelas”, que dependendo da configuração da operação (rotina 1010), será possível alterar o número total de parcelas da nota e o valor da primeira parcela.

Se desejar realizar a alteração de apenas uma parcela, utilize o ícone do “lápis”, dessa forma, você poderá alterar a data de vencimento, forma de pagamento e o valor para essa parcela.

Após conferir os dados do parcelamento, clique em “Finalizar” para concluir o lançamento da nota no sistema.