Orçamento (2289) – Módulo Oficina

Versão 13.005.001       Autora: Chrissie Jerke

O orçamento é uma proposta financeira que estima os custos de produtos e serviços para um cliente específico, incluindo condições personalizadas como descontos e prazos de pagamento. Ele cobre um período específico e auxilia no planejamento estratégico e na gestão de metas de receita e monitorar o desempenho dos vendedores.

O orçamento no módulo Oficina, pode ser criado a partir de um agendamento ou diretamente através da rotina de orçamentos. 

Para abertura de um novo orçamento, acesse:

Módulo Oficina >  Ordens de serviço > Orçamento (rotina 2289).

Para iniciar, clique no ícone do “+”, selecione o tipo de Ordem de Serviço que será utilizada para este orçamento. O local de prestação será automaticamente definido conforme o local de prestação do tipo de OS. Se o tipo de OS tiver o local de prestação como “indefinido”, o campo ficará disponivel para selecionar a opção desejada.

Lembrando que os tipos de OS podem ser consultados na rotina 2026.

No campo “classificação” selecione um dos tipos pré-cadastrados na rotina 2312. As mais utilizadas são:

• Manutenção corretiva: Quando o equipamento apresentar algum erro ou problema.
• Manutenção preditiva: Refere-se ao acompanhamento periódico do veículo, utilizado para revisões de fábrica onde as peças são trocadas na sua eficiência. Exemplo: Quando um rolamento tem que ser trocado após mil horas.
• Manutenção preventiva: que tem como objetivo principal a prevenção de uma falha no equipamento, utilizada para trocar um componente antes deles chegarem a sua eficiência.

Cliente/Prospect

Nesta seção, informe a conta do cliente ou prospect e se necessário um endereço complementar.

Caso não possua cadastro do cliente no ERP, clique no ícone do “+” e será possível criar um cadastro de prospect para o cliente.

Veículo

Nesta seção, temos os campos que identificam o veículo que receberá o serviço prestado. Caso tenha sido gerado o orçamento de um agendamento, o campo será bloqueado, não permitindo alteração.

Para localizar o veículo cadastrado no sistema ao clicar na lupa de pesquisa ou realizar um pré-cadastro do veículo, informando a placa, nº de série ou chassi.

Outras Informações

No campo “vendedor” informe qual o vendedor padrão do orçamento que o sistema irá vincular às peças orçadas. Esta informação poderá ser alterada no momento da inclusão dos itens.

No “Local prestação“, dependendo da configuração definida no tipo de OS, o sistema irá preencher automaticamente com o local informado no cadastro. Caso no tipo esteja com a opção “indefinido”, deverá ser preenchido o campo manualmente.

Para salvar o orçamento, clique no botão “Salvar”.

O sistema irá direcionar para a tela de edição do orçamento.

Ao lado da conta de cliente/prospect, será apresentado o ícone de Histórico de compras. Ao clicar nesta opção será aberta uma pop-up apresentando os registros faturados e pendentes do cliente, além do resumo mensal (12 meses) e produtos mais vendidos.

As abas disponíveis são:

• Geral;
• Cliente/Prospect;
• Complementares;
• Veículo;
• Serviços;
• Serviços de terceiros;
• Peças;
• Solicitação de compra;
• Quilometragem;
• Bloqueios.

Aba “Geral”

Nesta aba, caso o orçamento esteja aberto, será apresentado o ícone do lápis. Ao editar a aba é possível alterar o vendedor, responsável, tipo de OS da capa, validade, modo de resgate do cashback e adicionar uma observação.

Aba “Cliente/prospect”

Nesta aba serão apresentadas as informações do cliente ou prospect selecionado. Ao clicar no ícone do lápis é possível alterar a conta e selecionar um endereço complementar.

Aba “Complementares”

Nesta aba, ao clicar no ícone do lápis, será possível informar:

• Número externo: Campo destinado ao registro de um número de controle externo ao ERP. Pode ser utilizado para informar numeração de blocos, formulários ou outro controle adotado pela empresa fora do sistema.
• Classificação: Campo utilizado para informar a classificação do orçamento, pré-cadastrados na rotina 2312.
• Campanha: Campo que permite vincular o registro a uma campanha cadastrada no sistema.
• Política de preço: A política de preço define regras de formação e aplicação de valores conforme parametrização existente no sistema.
• Política de prazo: A política de prazo define as condições de vencimento e prazos de pagamento conforme cadastro e regras do sistema.
• Depósito: O depósito define a origem dos produtos no controle de estoque.
• Centro de custo: O centro de custo é utilizado para controle gerencial e contábil dos valores envolvidos na operação.
• Indicar se é uma venda excepcional.

Aba “Veículos”

Nesta aba, ao clicar no ícone do lápis, é possível alterar o veículo selecionado anteriormente e informar os dados dos horímetros. Poderá ser informado também: no campo aspecto visual, as condições em que foi recebido o veículo, nos acessórios os itens que recebeu junto ao veículo, relato do problema e opinião do mecânico.

Aba “Serviços”

Nesta aba, pode-se incluir os serviços próprios orçados.

Para isso, clique no ícone do “+”. Será aberta uma nova tela para que seja preenchido os seguintes campos:

• Serviço: Campo destinado à informação do serviço que será executado. É possível digitar diretamente o código do serviço ou localizá-lo por meio da lupa de pesquisa. Conforme a configuração dos parâmetros da oficina, a descrição do serviço poderá ou não ficar disponível para edição após a seleção.
• Tipo de Ordem de serviço: Campo utilizado para definir o tipo de Ordem de Serviço aplicado ao item. O módulo Oficina permite o uso de subordens por tipo de OS, possibilitando que peças, serviços ou despesas utilizem um tipo de OS diferente daquele informado na capa da ordem. Ao selecionar um tipo de OS mais específico, o sistema considera as regras de precificação e faturamento definidas para esse tipo. Por padrão, o serviço é vinculado ao tipo de OS informado na abertura da OS, podendo ser alterado manualmente.
• Responsável: Campo destinado à indicação do funcionário responsável pela execução do serviço. A seleção pode ser feita digitando o código do funcionário ou utilizando a lupa de pesquisa.
• Ocorrência: Campo opcional utilizado para agrupar serviços e suas respectivas peças tanto no Orçamento quanto na Ordem de Serviço. Essa informação facilita a identificação do componente da máquina ou do ponto específico ao qual o serviço está relacionado.
• Tempo previsto: Campo utilizado para informar a quantidade de horas orçadas para o serviço, conforme será apresentado ao cliente.
• Preço unitário: Campo preenchido automaticamente pelo sistema, de acordo com as regras de precificação definidas no tipo de Ordem de Serviço selecionado.
• % desconto total: Campo destinado à aplicação de desconto sobre o valor do serviço. O desconto pode ser informado em percentual ou, por meio da calculadora ao lado do campo valor do desconto, em valor monetário. Após a confirmação do campo, o sistema recalcula automaticamente o valor total do serviço.
• Conjunto: Seção destinada ao registro de informações de vínculo com a Integração do PDG (fábrica CNH). Possui os campos Código Externo e Descrição. Quando o campo Código Externo for preenchido, o campo Descrição torna-se obrigatório e não pode permanecer vazio.

Para incluir o serviço no orçamento, clique no botão “salvar”.

Caso a empresa tenha vinculado peças ao serviço, o sistema irá apresentar em tela a listagem de peças para que seja selecionado os itens desejados. Para adicionar as peças selecionadas ao orçamento, clique no botão “confirmar”.

Ao selecionar o serviço, é possível cancelar o serviço ao clicar no botão cancelar ou editar clicando no ícone do lápis.

O botão ‘Desconto serviços’ tem a funcionalidade de aplicar desconto sobre os serviços de uma única vez. Ao informar um percentual de desconto no respectivo campo, ele será aplicado sobre o valor total da soma de todos os serviços.

Também há o botão “Imprimir” para o serviço selecionado. A impressão do relatório apresenta o serviço e as peças vinculadas a este serviço que estão alocados na OS. O relatório pode ser impresso em formato CSV e PDF.

Aba “Serviços de Terceiros”

Os serviços de terceiros referem-se à contratação de empresas ou profissionais externos para realizar serviços especializados, como manutenção e reparo de equipamentos.

Na aba serviços de terceiros, é possível incluir um serviço de terceiro, desde que já esteja pré-cadastrado no sistema. 

Clique no botão do “+” para inserir um novo registro.

Para as empresas que controlam o estoque de serviços de terceiros,  poderá haver vários códigos de serviços de terceiros cadastrados no sistema, todos vinculados ao código base “ST”. A descrição do serviço de terceiro poderá ser editável dependendo da configuração do módulo oficina.

Para incluir o serviço no orçamento, informe o serviço, preço e clique em “salvar”.

Aba “Peças”

Na aba de peças, é possível incluir peças avulsas ou que serão utilizadas para executar um determinado serviço .

Vale ressaltar que ao incluir um item, a descrição adicional registrada no Cadastro de Produto (rotina 1068) é automaticamente atribuída à descrição do item. Consequentemente, essa descrição é replicada tanto na fatura quanto na Nota Fiscal, para isto, no Cadastro de Produto (rotina 1068), a flag ‘Descrição adicional’ deve estar marcada, e o campo ‘Descrição Adicional’, localizado na aba ‘Dados adicionais’, deve estar preenchido.

Para incluir novas peças, clique no ícone do “+” e preencha os seguintes campos:

• Serviço orçamento: Neste campo é possível realizar a vinculação da peça à prestação de um serviço do orçamento. Para isso, clique na lupa de pesquisa e o sistema irá listar os serviços orçados. Para que o sistema realize o vínculo automático das peças e serviços após o faturamento da Ordem de Serviço, é necessária a configuração da permissão de vínculo de perfil nos parâmetros do módulo. Selecione o tipo de OS que irá definir as regras para a peça a ser adicionada.
• Produto/Referência: Se o código de referência estiver vinculado a mais de um produto, as opções correspondentes estarão disponíveis no campo “Produto”. O código de referência pode ser o registrado no Cadastro de Produto (rotina 1068), aba “Produto”, ou nos Dados do Produto (subrotina 1068.10).
• A flag venda excepcional: permite marcar a condição diretamente na capa do orçamento. A configuração é aplicada automaticamente aos itens sem definição própria, preservando marcações manuais. 

Na consulta de códigos é possível configurar a pesquisa de itens. Como nesse momento o sistema não valida o saldo dos produtos, vamos desmarcar a flag “somente produtos com estoque”, para que sejam listados todos os produtos, incluindo os que não tem estoque disponível.
Ao pesquisar um produto e clicar em cima da descrição serão apresentados os dados adicionais do produto. No botão “saldo por filial”, é possível verificar na coluna “físico” o saldo disponível em estoque de cada filial. Selecione o produto desejado.

• Quantidade: Informe as unidades que serão utilizadas.
• Preço unitário: O sistema já irá trazer o preço do produto calculado conforme as regras de precificação definidas pela sua empresa.

Ao informar um preço abaixo do preço de venda calculado, o sistema irá validar o desconto e a  margem do produto, dependendo das configurações, o sistema poderá bloquear o item ou o orçamento todo, devido haver tentativa de efetuar a venda de um produto com valor abaixo do que a empresa espera receber.

Ao tentar vender o produto por um valor superior ao preço de venda normal, caso esteja configurado, o sistema também poderá realizar o bloqueio do item ou do orçamento devido a margem alta.

Após preencher todos os campos, clique no botão “salvar”.

Quando escolher o produto com o auxílio do ícone da lupa, ao selecionar o botão “Configurar consulta”, nota-se a flag “Indicar a existência de boletim”, que permite visualizar se o item possuí boletins cadastrados. Com a marcação da flag, dentro da Consulta de preços, pelo ícone do painel de produtos e na seção “Outras informações”, pode-se visualizar os boletins cadastrados.

A pesquisa também pode ser realizada de forma estendida para peças no campo “Produto/Referência”, permite a busca utilizando parte do código do produto combinada com o caractere “%”. Ao informar o código parcial seguido de “%” e pressionar a tecla TAB, o sistema direcionará automaticamente para a pesquisa estendida, facilitando a localização dos itens.

O sistema irá abrir novamente a tela de inclusão de itens, para que seja adicionado mais produtos ao orçamento. Após a inclusão de todos os itens, clique no botão “fechar”.

Outra forma de incluir itens ao orçamento é através do botão “importar”.

Nesta opção, é possível realizar a importação de vários itens simultaneamente, sem a necessidade de digitar todos os itens manualmente.

Ao clicar no botão de importar será aberta uma nova tela apresentando um exemplo de importação:

No campo “Separador” escolha uma das opções que será utilizada para separação dos produtos.

Na lista de produtos digite ou cole o código do produto e a quantidade, utilizando entre essas informações o separador escolhido.

Também é possível importar o preço unitário do produto durante este processo, sendo esta uma informação opcional.

Por exemplo, se utilizado o separador “ponto e vírgula”, o preenchimento dos itens deve ser:

Exemplo:
PRODUTO1;10;5 (nova linha)
PRODUTO2;5;3 (nova linha)

Ficará: Produto1; 10 unidades; preço unitário R$ 5,00 / Produto2; 5 unidades; preço unitário R$ 3,00.

Caso o valor não seja informado, o sistema calculará automaticamente o preço unitário.

Para confirmar a importação, clique no botão “salvar”.

Para orçar uma quantidade maior de um item já adicionado ao orçamento, selecione o produto na aba de peças e clique no botão “Adicionar itens”.

Informe a quantidade adicional e clique no botão “confirmar”.

Para remover um item ou diminuir a quantidade informada, existem duas formas: A primeira é selecionar o item e na sequência clicar no botão “cancelar item“. Prossiga e informe a quantidade a ser cancelada e clique no botão “confirmar”. Salienta-se que nesta opção, não serão geradas informações gerenciais para a empresa, por isso utilize essa opção quando orçar uma quantidade errada.

Botão “perder item”

Para gerar a venda perdida, clique no botão “Gerar venda perdida”, localizado na parte inferior da tela. Será aberto uma nova tela com a listagem de itens. Selecione o item desejado, informe a quantidade a perder, o motivo e confirme.

Para saber mais, acesse: Gerar Venda Perdida (1975)

Os itens perdidos podem ser visualizados na tela inicial da rotina 2289, acessando o orçamento pelo ícone da lupa > aba “Peças”> botão “Consultar” no grid > aba “Vendas Perdidas“. 

Desconto itens

Ao selecionar uma peça, será apresentado também o botão “Desconto itens” clicando sobre este, será aberta uma pop-up onde é possível aplicar um desconto de forma rateada em todas as peças do orçamento, tanto por percentual, como em R$ (reais).

Clicando no ícone da lupa, será aberta a pop-up ‘Item orçamento’, que dispõe das seguintes abas: Peça, extrato, formação de preço, impostos e vendas perdidas.

Aba “Solicitação de compra”

Caso a empresa utilize venda garantida e esta esteja configurada nos parâmetros do módulo (rotina 2539), na aba “Solicitação de compra”, serão listados os itens com saldo indisponíveis ou menor que a quantidade orçada para que seja solicitado a compra.

A venda garantida refere-se a uma transação de venda de um produto que está assegurada, com alta probabilidade de conclusão, ficando reservado para o cliente quando chegar a concessionária.

Na coluna “Quantidade a solicitar“, para apresentar a quantidade, o sistema considera a seguinte fórmula: “Quantidade a Solicitar = Quantidade Confirmável – Quantidade Reservada – Quantidade de Compra Recebida“.

Observação: A Quantidade Reservada considera apenas as reservas manuais, desconsiderando as reservas provenientes de compras recebidas.
Exemplo:
Produto com saldo: 1
Alocado com quantidade: 3
Processo de VG realizado com quantidade: 2
Foi adicionada mais 1 unidade ao item (totalizando 4 unidades)

Cálculo:
Quantidade a Solicitar = 4 (confirmável) – 0 (reservada manual) – 2 (compra recebida)
Resultado: 2 unidades a solicitar
Será possível solicitar a compra de apenas 2 quantidades, visto que já houve a solicitação e recebimento de 2 quantidades

Para gerar a solicitação, selecione os itens e informe a quantidade para compra. Clique no botão “Solicitar compra’.

Importante! A quantidade de compra não pode ser maior que a quantidade orçada.

Será aberta uma nova tela informando a finalidade e a prioridade da solicitação, após isso, clique no botão “Confirmar”.

As opções poderão mudar de acordo com a configuração da empresa. O responsável pelas compras irá receber a solicitação e decidir se a peça será comprada ou transferida de outra filial.

Ao lado do saldo existe a flag “reservar disponível”, esta opção poderá ser utilizada para reservar o saldo disponível até a chegada dos itens solicitados, para que sejam faturados juntos. Essa é a única exceção de reserva dentro do orçamento. Com esse processo, assim que o item chegar na sua empresa, o produto ficará reservado para este cliente.

Importante! A solicitação de produtos para reposição de estoque é outro processo e deve ser iniciado pelo módulo compras.

Para as empresas que controlam estoque de terceiros, o serviço irá aparecer nessa aba para que seja utilizado o processo de venda garantida, para centralizar as solicitações de serviços de terceiros da empresa ou de cada filial.

Para consultar o status da solicitação, deve-se acessar a aba “Consulta de solicitação” ou diretamente em “minhas solicitações” (rotina 2772) e vendas garantidas (rotina 2773).

Poderão ser visualizados vários dados referente a solicitação de compra para os produtos.

Vale ressaltar que na coluna “Status bloqueio” será possível observar o Status da solicitação dos produtos, assim caso os itens não tenham sido aprovados ainda o usuário solicitante poderá requisitar a aprovação para o responsável, desta forma, o vendedor conseguirá acompanhar o status da sua solicitação quando a mesma passar por aprovação do gestor. 

Caso o saldo do produto fique disponível, por desistência de outro cliente ou por outra solicitação que chegou antes, é possível utilizar esse saldo para atender a demanda da venda garantida. Para isso, selecione a solicitação desejada e clique no botão “Atender venda garantida com saldo disponível”. Com isso a solicitação ficará com o status de atendida.

Caso o cliente desista da venda, dependendo da permissão definida nos parâmetros do módulo, rotina 2642, será possível realizar o cancelamento da solicitação ao clicar no botão “Cancelar venda garantida”, dessa forma mesmo que já tenha sido iniciado o processo de compra do produto, ao  chegar o item na filial ele  será disponibilizado para venda.

Aba “Quilometragem”

Nesta opção, poderá ser incluída uma quilometragem no orçamento, mesmo após esse ter sido confirmado.

Para isso, clique no ícone “lápis” e informe a quantidade total d e km a ser orçado e o valor por km rodado que será cobrado do cliente.

Após preencher todas as informações do orçamento, clique no botão “fechar”.

Listagem de orçamentos da oficina

Na listagem de orçamentos, (rotina 2289) é possível localizar um orçamento específico, utilizando os filtros em tela e editar as informações de um orçamento em aberto ao clicar no ícone do “lápis”.

Ao selecionar um orçamento na listagem serão apresentados abaixo as seguintes opções:

• Gerar OS
• Ir para OS
• Imprimir
• Margem
• Bloqueios
• Coletar assinatura
• Consultar assinatura

Botão “Gerar OS”

Nesta opção, é possível gerar um OS a partir do orçamento. Caso o orçamento tenha sido aberto para um prospect, antes de gerar a OS, deve-se transformar o cadastro de prospect em cliente.

O sistema irá abrir a tela de conversão do orçamento, vale lembrar que há permissão para confirmação de Peças, Serviços e Serviços de terceiros durante a conversão do orçamento para OS, a permissão pode ser verificada na rotina Perfil – 2757 . Informe o mecânico responsável pelo atendimento e o local de incidência.

Botão “Cancelar”

Nesta ação, o sistema irá cancelar todos os produtos e serviços do orçamento automaticamente. Lembrando que o status do orçamento precisa estar “aberto”.

Botão “Imprimir”

Ao clicar nesta opção poderá ser impresso o orçamento, escolha o tipo de OS desejado e o tipo de produto a ser impresso. Marque em ambos a opção “todos” e clicar em “confirmar”.  O sistema irá gerar um PDF no ícone de notificações. Acesse o artigo Impressão de Orçamentos – Módulo Oficina (2289) para saber mais.

Consulta de Margem

Ao selecionar um registro e clicar no botão “Margem” (localizado na parte inferior da rotina), será aberta uma tela com os valores de margem.

Para saber mais, acesse: Consulta de Margem