Cashback

Versão 13.003.001        Autora: Chrissie Jerke

O cashback é um sistema que gera créditos aos clientes a cada venda de peças realizada nos módulos Balcão e Oficina. Esses créditos podem ser utilizados posteriormente como desconto em novas negociações. O recurso pode ser configurado conforme campanhas específicas, prazos de utilização e limites definidos pela empresa.

Importante! Para ativar o Cashback é necessário realizar a contratação do serviço.
Para isso entre em contato com o setor comercial do Solution ERP.

Configurações necessárias

Após a contratação do serviço, são necessárias algumas definições das regras do cashback que o ERP deve utilizar para geração e resgate. Conforme descrito abaixo:

1º) Parâmetros

Para realizar a configuração dos parametros do Cashback, acesse:

Módulo Configurações > Administrativo > Cashback (rotina 3650).

Para saber mais, acesse: Parâmetros – Cashback (3650)

2º) Campanhas

As campanhas definem as regras de geração do cashback aos clientes. 

Para cadastrar ou editar uma campanha, acesse: 

Módulo Administrativo > Cashback > Campanhas (Rotina 3651).

Para saber mais, acesse: Consulta de Campanhas (3651).

3º) Cadastro de E-mails para Comunicação

Após definição sobre os alertas nos parametros – rotina 3650, é necessário duas configurações para que o envio será realizado:

• E-mail da empresa
  • Para definir o destinatário dos e-mail que serão encaminhados ao cliente, é necessário configurar na rotina 99025 uma finalidade de cashback. Na ausência de uma configuração específica de cashback, o ERP utiliza as configurações gerais para envio de e-mail.
    
  • Finalidades de Cashback:
    • Caso deseje personalizar mensagens específicas dos envios do Cashback, existem finalidades específicas que podem ser configuradas, sendo elas:
      • Cashback – Alerta de vencimento: e-mail que será disparado com alerta de vencimento de créditos, conforme configuração do parâmetro “Prazo (dias) para alerta de validade” da rotina 3650. 
      • Cashback – Crédito manual: e-mail que será disparado a partir do botão “Enviar email” da rotina de Créditos Manuais (3652); 
      • Cashback – Crédito automático: e-mail que será disparado sempre que for concedido um crédito de Cashback; 
      • Cashback – Somente resgate: e-mail que será disparado sempre que for consumido/resgatado um valor de Cashback; 
      • Cashback – Crédito e resgate: e-mail que será disparado sempre que na mesma nota fiscal seja concedido um crédito e resgatado um valor de Cashback. 
    • Para as novas finalidades e para a finalidade Cashback foram criadas TAGs que podem ser utilizadas para compor o e-mail, fazendo com que informações sejam buscadas do ERP.
    • As TAGs podem ser consultadas pelo botão “TAGs Disponíveis” na inclusão/edição das finalidades, e podem ser copiadas para descrição da mensagem. As TAGs disponíveis são:  
      • [!NOMECLIENTE!] TAG que busca o nome completo do cliente, conforme cadastrado no campo Nome da consulta de cliente (rotina 7034); 
      • [!PRIMEIRONOME!] TAG que busca o primeiro nome do cliente (nome até o primeiro espaço), conforme cadastrado no campo Nome da consulta de cliente (rotina 7034); 
      • [!VALORCREDITO!] TAG apresenta o valor de crédito gerado na nota fiscal, informação visível na fatura ou na Consulta de Créditos (rotina 3656);  
      • [!VALORRESGATE!] TAG apresenta o valor de resgate gerado na nota fiscal, informação visível na Consulta de Resgates (rotina 3658);  
      • [!SALDOVALOR!] TAG apresenta o valor de Saldo disponível para o cliente resgatar, informação visível na Consulta de Saldo (Rotina 3654); 
      • [!SALDOVALIDADE!] TAG apresenta o valor de validade do crédito para o cliente resgatar, informação buscada do saldo com menor vencimento na Consulta de Saldo (Rotina 3654). 
    • Caso não sejam configurados e-mails com as finalidades específicas, ou sejam configuradas as finalidades, mas sem descrição de mensagem, será enviado e-mail com a mensagem padrão do ERP. Se for configurada apenas a finalidade Cashback com mensagem específica, esta será usada para envio de e-mail de todos os processos do Cashback. 
• E-mails de cliente
  • Para que o sistema realize a comunicação ao cliente sobre os créditos gerados, vencimento e o que foi resgatado de cashback é necessário vincular um e-mail ao cadastro de clientes: rotina 7034 > botão “Dados da conta” > aba E-mail, finalidade “Cashback”.
    
    
  • Na ausência de um e-mail específico para essa finalidade, a mensagem é enviada ao e-mail principal da conta.
    

Comunicação Automática

Se configurados os alertas, o sistema envia e-mails ao cliente sobre:

• Acúmulo de cashback
• Resgate
• Saldos a vencer

O e-mail pode ter três modelos:

• Alerta de vencimento 
• Crédito manual 
• Crédito automático 
• Somente resgate 
• Crédito e resgate 

Alerta de vencimento

• Caso esteja configurado no parâmetro para enviar alerta sobre vencimentos, o sistema irá enviar um e-mail conforme os dias de antecedência definidos.
• Os envios são realizados pelo processo de rotina agendada “reorgdia”, configurado nos agendamentos 99023.
• O cliente recebe mensagem com os saldos que estão próximos do vencimento

Geração do Cashback

Após a emissão de uma nota fiscal no módulo Balcão, o sistema:

• Verifica se o produto e o cliente atendem a alguma campanha ativa – rotina 3651.
• Gera o crédito de cashback por item que se encaixam nos critérios. Como a análise é individual, em uma mesma nota poderá haver produtos que são elegíveis e produtos que não se enquadram nas regras, neste caso será gerado somente crédito de cashback para os itens elegíveis.
• Caso o sistema encontre várias campanhas que se apliquem ao mesmo cliente e produto, o sistema usará o critério de desempate definido nos parametros – rotina 3650.

Se o alerta de cashback estiver ativo, será enviado um e-mail para o cliente informando o valor de cashback gerado na nota fiscal e o saldo atualizado total.

Cadastro manual de Créditos

Para possibilitar liberar um valor de cashback não vinculado as movimentações de venda, é possível conceder esse benefício através da rotina 3652, acessível em: Módulo Administrativo > Cashback > Créditos manuais (rotina 3652)

Acesse o artigo Consulta de Créditos manuais (3652) para saber mais.

Resgate do Cashback nas vendas

O resgate do cashback em vendas de peças está disponível nas faturas dos módulos Balcão – rotina 2777 e Oficina – rotina 2512.

Ao informar a conta do cliente em orçamentos, pedidos ou ordens de compra, é apresentado o saldo disponível de cashback e a data de validade do crédito mais recente.

Existem duas formas de resgate:

• Resgate Automático: O sistema calcula o valor de resgate com base nos parâmetros do cashback na geração da fatura. Esse valor não poderá ser editado pelo usuário. 
• Resgate Manual: Nenhum valor de resgate é calculado. O vendedor deverá habilitar a edição da fatura e informar manuamente o valor do resgate desejado.  

Por padrão, o sistema aplica o modo de resgate configurado nos parâmetros gerais (rotina 3650).
No entanto, o modo pode ser alterado nos seguintes pontos:

• Balcão → Capa do Orçamento (rotina 1077).
• Oficina → Abertura do orçamento (rotina 2289) ou edição do orçamento > Aba Geral.

Restrições

O sistema irá limitar o valor de resgate ao “Percentual limite de resgate” configurado nos parâmetros – rotina 3650 e ao saldo total de cashback disponível para o cliente. O valor de resgate deverá ser menor ou igual aos dois valores (limite e saldo). 

Para garantir a consistência do processo, o sistema sempre irá consumir primeiro os saldos com a menor data de validade.  

Como o resgate é informado a nível de capa, o cashback será rateado proporcionalmente entre os itens. Da mesma forma como acontece com descontos informados na capa do registro. 

Cada fatura pode gerar mais de um resgate (débitos), para ser vinculado a cada um dos saldos do cliente que será consumido. Somando os resgates gerados, será o mesmo valor informado na fatura.  

Caso a fatura for cancelada, os resgates gerados serão excluídos e os saldos (créditos) que haviam sido consumidos serão reprocessados e atualizados. 

Se o alerta de cashback estiver ativo, o sistema irá enviar um e-mail ao cliente informando sobre o resgate e o saldo disponível de cashback.

Emissão de NF com resgate

Ao emitir a fatura que possui resgate de cashback, o sistema irá incorporar o valor de resgate como desconto na nota fiscal. 

O valor do resgate é informado nos dados adicionais da DANFE, para informar que o desconto se refere ao cashback.   

Anulação ou devolução de NF

Se houver devolução ou anulação de uma nota, será verificado se a nota fiscal original gerou crédito ou resgatou cashback e após será realizado os estornos e ajustes do saldo do cliente. Seguindo as seguintes diretrizes:

Quando a NF gerou Crédito de Cashback

Se a nota fiscal original gerou crédito de cashback, então:

• O sistema estorna o crédito gerado, consumindo o saldo do cashback que havia sido criado.
• Se parte do crédito já havia sido utilizada, o sistema consome somente o salto restante, ficando indisponível para uso.

Quando a NF resgatou cashback

Se a nota fiscal original resgatou cashback no momento da venda:

• O sistema não remove o resgate anterior.
• Em vez disso, ele gera um novo crédito, proporcional ao valor da devolução/anulação.
• A data de validade desse novo crédito segue o prazo configurado nos parâmetros gerais (rotina 3650).

Devolução Parcial

Em qualquer cenário (gerou ou resgatou cashback):

• Se a devolução for parcial, o ajuste sempre será feito proporcional ao valor devolvido.
• Tanto o estorno (quando gerou cashback) quanto a geração de novo crédito (quando resgatou cashback) seguem a mesma proporcionalidade.

Consulta do Cashback

Para consultar os valores de cashback, existem as seguintes rotinas :

Consulta de Saldos por cliente

• Disponível em: Módulo Administrativo > Cashback > Consulta de Saldo (Rotina 3654).
• Acesse o artigo Consulta de Saldo (3654) para saber mais.

Consulta de Créditos (extrato)

• Disponível em: Módulo Administrativo > Cashback > Consulta de Créditos (Rotina 3656).
• Acesse o artigo Consulta de Créditos (3656) para saber mais.

Consulta de resgates

• Disponível em: Módulo Administrativo > Cashback > Consulta de resgates (Rotina 3658). 
• Acesse o artigo Consulta de Resgates (3658) para saber mais.

Unificação de faturas do Balcão 

Ao realizar a unificação de faturas, o sistema identifica todos os resgates de cashback associados às faturas que estão sendo unificadas.

Esses resgates são então transferidos para a fatura final unificada, garantindo que nenhum valor aplicado anteriormente seja perdido ou ignorado.

Após consolidar os resgates:

• Esse processo garante que o valor final reflita corretamente a soma dos resgates provenientes das faturas originais.
• O total da fatura unificada é reprocessado.
• O sistema recalcula o desconto correspondente ao resgate total transferido.