Ordem de Serviço (2292)

Versão 13.005.001        Autora: Chrissie Jerke

A Ordem de Serviço registra e formaliza a solicitação e execução de serviços, registrando detalhes como veículo, prazo, serviços, serviços de terceiros, peças a serem utilizadas nos serviços, apontamento dos mecânicos, entre outros.

No ERP, a Ordem de Serviço pode ser gerada a partir de um agendamento, orçamento ou diretamente pela rotina 2292.

Para acessá-la, deve-se ir a:
Módulo Oficina > Ordens de serviço > Ordens de Serviço (rotina 2292).

Na tela inicial, serão listadas todas as Ordens de Serviço registradas no sistema, conforme os filtros em tela.

Ao selecionar uma Ordem de Serviço, é possível visualizar previamente as informações de Observação, Descrição do Problema, Opinião do Problema e Solução do Problema na parte inferior da tela, sem a necessidade de acessar a OS.

No ícone de selecionar colunas, presente na parte superior da rotina, ao clicar no botão você poderá personalizar as colunas apresentadas na rotina, de acordo com a sua necessidade.

Acima da listagem de OS’s há as legendas “Faturamento em andamento” e “Faturamento finalizado”.

As tags serão exibidas quando a Ordem de Serviço estiver com o status “Faturada”, permitindo uma visualização rápida do progresso do faturamento.

Essas serão apresentadas na última coluna da grid.

• Faturamento em andamento: quando uma ou mais faturas da OS ainda não estão com o status “Fechado”, isto é, quando a nota fiscal ainda não foi emitida.
• Faturamento finalizado: quando todas as faturas da OS estão “fechadas”.
  • Se uma das faturas da OS estiver unificada, o sistema irá verificar também o status da fatura unificada.

Para editar um registro existente, clique no ícone do lápis ou para iniciar uma nova OS clique no ícone do “+”.

Devem ser preenchidos os seguintes campos:

• Tipo de OS: Selecione o tipo de Ordem de Serviço que será utilizada na OS. O tipo de OS Garantia irá verificar o bloqueio do tipo conta cliente na abertura da OS, ao invés da conta faturamento. Sendo ainda a abertura desta direta pela rotina de Lista de Ordens de Serviço, a qual não será gerada de um orçamento.
• Local prestação: será automaticamente definido conforme o local de prestação do tipo de OS. Se o tipo de OS tiver o local de prestação como “indefinido”, o campo ficará disponível para selecionar a opção desejada.
• Classificação: Selecione um dos tipos pré-cadastrados na rotina 2312 As mais utilizadas são:
  • Manutenção corretiva: quando o equipamento apresentar algum erro ou problema.
  • Manutenção preditiva: refere-se ao acompanhamento periódico do veículo, utilizado para revisões de fábrica, onde as peças são trocadas na sua eficiência. Exemplo: Quando um rolamento tem que ser trocado após mil horas.
  • Manutenção preventiva: que tem como objetivo principal a prevenção de uma falha no equipamento, utilizada para trocar um componente antes do esgotamento de sua vida útil.

Cliente/Prospect

Nesta seção, informe a conta do cliente ou prospect e se necessário um endereço complementar.

Importante! Para que os vendedores possam compreender a situação cadastral do cliente, ao selecionar a conta de cliente, o sistema irá apresentar uma tela de avisos com as seguintes informações: Limite de crédito bruto, saldo devedor, saldo em atraso e Data de validade do cadastro.

Veículo

Nesta seção, temos os campos que identificam o veículo que receberá o serviço prestado. 

Deve-se preencher:

• Veículo: Clique na lupa e localize o veículo, ou insira diretamente no campo o código do veículo.

• Descrição do problema: Caso tenha sido gerado o orçamento de um agendamento, o sistema já irá trazer o que foi escrito no campo ‘Registro’, porém este campo é editável para que você possa acrescentar informações se for necessário.

Outras Informações

Nesta seção, informe:

• Abertura: Informe a data de abertura da OS.
• Previsão: Informe a data estimada de conclusão do serviço.
• Vendedor: Informe qual o vendedor padrão do orçamento que o sistema irá vincular às peças orçadas. Esta informação poderá ser alterada no momento da inclusão dos itens.
• Responsável: Informe qual o responsável que será utilizado para vincular nos serviços. Esta informação poderá ser alterada no momento da inclusão dos serviços.
• Nome e telefone do contato: É possível também informar o contato de quem fez o acompanhamento da OS.

Importante! As informações, Nome e Telefone do contato, serão atualizadas no momento da sincronização da OS com o Campos Dealer, todavia a digitação do nome e telefone do contato será opcional. Caso não sejam informados, não serão transmitidos ao Campos Dealer no momento de envio da OS. 

Na seção “Local de incidência dos serviços”, informe:

• Local incidência: Quando o tipo de OS for do tipo “local Externo”, deve ser informado se o “Local Incidência” é “Dentro do Município” ou “Fora do Município”. Quando informado ‘FORA DO MUNICÍPIO’ sistema habilitará a opção para informar qual é o município da incidência e habilitará o campo para informar a alíquota do ISS. O Local Incidência é de muita importância para que o sistema identifique qual a alíquota de ISS deve ser aplicada. Por exemplo, se o local de incidência do imposto é Fora do Município, deve ser obrigatoriamente informado MANUALMENTE qual é a alíquota do município de incidência. E quando o local de incidência do imposto é Dentro do Município, significa que, por mais que o serviço seja considerado “Externo” a tributação deve ser conforme rege a prefeitura de seu município, ou seja, o sistema irá tributar conforme as alíquotas já cadastradas no sistema.

Para confirmar a abertura da OS, clique no botão “SALVAR”.

Após o preenchimento das informações necessárias para abertura da OS, o sistema irá direcionar para a tela de edição da OS.

Ao finalizar a criação de uma nova OS, automaticamente o sistema irá criar um orçamento na (Rotina 2289) vinculado à nova OS, para os casos em que for necessário solicitar a compra de uma peça, esta solicitação seja realizada no orçamento.

Acompanhe nos cards as informações de valores totais referente à OS, disponível na parte superior da tela.

Aba Geral

Nesta aba, caso a OS esteja com status aberto, será possível editar as informações do responsável, vendedor, data de abertura dependendo das configurações do tipo de OS, previsão de encerramento da OS, local de incidência, tabela de desconto e uma observação.

A data de abertura só ficará habilitada nas seguintes condições:

• Na rotina de Parâmetros do módulo Oficina – 2539, aba Ordem de serviço:
  • O campo “Bloquear abertura com data passada” deve estar com a opção “Não”.
  • A flag “Gravar a data de abertura atual na geração da OS”, deve estar desmarcada.
• Na rotina Tipo de OS – 2026, as seguintes flags devem estar desabilitadas:
  • Bloquear data na alteração de OS.
  • Bloquear data na abertura de OS.

Além disso, a aba apresenta informações importantes, como código interno da Ordem de Serviço, código interno do Orçamento vinculado, número da OS e o tipo de OS da capa.

Aba Cliente

Nesta aba serão apresentadas as informações do cliente selecionado. Ao clicar no ícone do lápis é possível alterar a conta, selecionar um endereço complementar ou informar um endereço de entrega.

A seleção de endereço complementar somente será permitida quando, na rotina 2539, não estiver configurado o parâmetro que impede a alteração do endereço da conta (aba Geral).

Importante! Com a alteração, todos os preços e impostos dos produtos serão recalculados e o sistema irá verificar novamente os bloqueios de conta.

Aba Complementares

Nesta aba, ao clicar no ícone do lápis, será possível informar:

• Número externo: Campo destinado ao registro de um número de controle externo ao ERP. Pode ser utilizado para informar numeração de blocos, formulários ou outro controle adotado pela empresa fora do sistema.
• Classificação: Campo utilizado para informar a classificação do orçamento, pré-cadastrados na rotina 2312.
• Campanha: Campo que permite vincular o registro a uma campanha cadastrada no sistema.
• Política de preço: A política de preço define regras de formação e aplicação de valores conforme parametrização existente no sistema.
• Política de prazo: A política de prazo define as condições de vencimento e prazos de pagamento conforme cadastro e regras do sistema.
• Depósito: O depósito define a origem dos produtos no controle de estoque.
• Centro de custo: O centro de custo é utilizado para controle gerencial e contábil dos valores envolvidos na operação.
• Indicar se é uma venda excepcional.

Ao alterar as políticas, dependendo da configuração dos parâmetros do módulo, para parcelamento, será ou não recalculado o preço praticado dos itens.

Caso configurado o recálculo manual, na aba de peças será destacado o preço total que teve atualização.

Ao clicar na ação para atualizar preços, será exibido o preço anterior e o preço atualizado, para tomada de decisão. Para alterar o preço, selecione os itens e aplique a atualização dos preços desejada.
Ao confirmar a alteração será concluída.

Aba Veículo

Nesta aba é possível visualizar, informar ou alterar os dados do veículo vinculado à Ordem de Serviço. Ao editar no ícone do lápis é possível informar os seguintes campos:

• Veículo;
• Hodômetro;
• Horímetro;
• Hectare;
• Aspecto visual;
• Acessórios;
• Descrição do problema (informado pelo cliente);
• Opinião do problema (informado pelo técnico);
• Solução do problema (o que foi realizado no veículo).

De acordo com a parametrização da empresa, rotina 2539 – aba Ordem de serviços, os seguintes campos podem ser definidos como obrigatórios:

• Descrição do problema;
• Opinião do problema;
• Solução do problema.

Além disso, é possível definir nos parâmetros se a empresa controla Horímetro, hodômetro e hectare.

Adicionalmente, nos parâmetros do sistema, é possível definir se a empresa realiza o controle de horímetro, hodômetro e hectare. Quando esse controle estiver habilitado e o tipo de mercadoria do veículo estiver configurado para controlar medição, será obrigatório informar essas medições na Ordem de Serviço, por meio da rotina 1147.

Na validação das informações do veículo, o sistema considera o cadastro do veículo e as Ordens de Serviço vinculadas ao equipamento, garantindo a consistência dos dados. Ordens de Serviço com status Cancelada não são consideradas nesse controle.

Aba Serviços

Nesta aba serão listados os serviços previstos para a Ordem de serviço.

Na aba Serviços Orçados são apresentados os serviços adicionados no orçamento que ainda não foram confirmados na OS.

Para confirmar um serviço orçado, é necessário clicar no ícone do lápis, selecionar os serviços desejados e, em seguida, clicar no botão Confirmar.

Na aba Serviços confirmados, serão exibidos os serviços adicionados diretamente na OS ou confirmados na aba Serviços orçados.

Os serviços irão apresentar os seguintes status:

• Aguardando atendimento: serviços que ainda não possuem apontamento das horas trabalhadas.
• Em atendimento: serviços que já possuem horas apontadas na aba Apontamentos.
• Atendido: serviços cujo atendimento foi finalizado.

Para editar um serviço, clique no ícone do lápis. O sistema abrirá a tela de alteração de serviço. De acordo com o tipo de cálculo de preço configurado no tipo de Ordem de Serviço (rotina 2026), os campos Horas Vendidas ou Preço Unitário poderão estar habilitados para edição.

Também é possível alterar a filial do centro de custo do serviço, quando necessário. Essa funcionalidade pode ser utilizada em situações em que uma filial executa serviços a pedido de outra filial. Após realizar as alterações desejadas, clique em Salvar para confirmar.

Inclusão de serviços na OS

Para adicionar um serviço diretamente à OS, clique no ícone do “+”. Selecione o serviço desejado, e o tipo de OS que será utilizado na precificação do serviço.

O campo Horas Vendidas deve representar a quantidade de horas acordadas com o cliente para execução do serviço.
Já as Horas Trabalhadas são apuradas automaticamente com base nos apontamentos registrados na aba Apontamentos.

O comportamento das horas varia conforme o tipo de cálculo de preço do serviço:

• Preço fixo: Horas vendidas = horas trabalhadas.
• Horas vendidas x Valor hora:
  • Havendo horas acordadas: Horas vendidas = Horas acordadas.
  • Não havendo: Horas vendidas = Horas trabalhadas.
• Tempo padrão x Valor hora: Horas vendidas = tempo padrão do serviço.
• Preço manual: Horas vendidas = Horas trabalhadas.

⚠️ Importante: Caso a empresa utilize um único serviço genérico, alterando manualmente apenas a descrição, os relatórios do sistema considerarão exclusivamente a descrição do cadastro do serviço, desconsiderando a descrição informada manualmente na OS.

Nos relatórios, é possível realizar o cruzamento entre horas vendidas e horas efetivamente trabalhadas, permitindo análise de produtividade e rentabilidade dos serviços.

No ERP,  é possível realizar dois tipos diferentes de controle de horas que são definidos na implantação do sistema.

Horário sexagesimal, que segue o mesmo formato de contagem do relógio tradicional, onde uma hora equivale a 60 minutos e uma hora e meia é representado por 1,3.

A segunda opção é o formato “centesimal”, onde uma hora é representada por 100 centésimos. Portanto, 15 minutos centesimais são representados por 0,25 e uma hora e meia é representado por 1,5. Esse formato é o mais utilizado para o cálculo das horas trabalhadas para fins de valores a pagar em folha, pois representa a quantidade dos minutos trabalhados de uma maneira que o valor a pagar em folha fique proporcional às horas trabalhadas.

Pode-se alterar também o mecânico responsável pela execução do serviço e a filial de venda. Após clique em “salvar”.

Após adicionar um serviço, é necessário informar os apontamentos das horas trabalhadas na aba apontamentos, com isso o status do serviço será atualizado para “em atendimento”.

Para encerrar o atendimento, localize o serviços com situação “em atendimento” e clique no botão “encerrar atendimento”. O sistema irá pedir uma confirmação, clique no “sim”.

Importante! Apenas serviços encerrados serão listados para serem faturados.

Caso seja necessário realizar alguma alteração, selecione o serviço e clique no botão “reabrir”.

Para cancelar o atendimento, selecione um serviço e clique no botão “cancelar”, informe a quantidade a cancelar e confirme. O serviço vai ficar com a situação “cancelado”.

Importante! O botão cancelar deve ser utilizado somente para casos em que houve a inclusão incorreta do serviço ou desistência do serviço, antes de realizar o apontamento de mecânicos, pois os apontamentos de serviços cancelados não serão apresentados em relatórios e impedem a alocação dos mecânicos nestes mesmos horários.

O botão ‘Desconto serviços’ tem a funcionalidade de aplicar desconto sobre os serviços de uma única vez. Ao informar um percentual de desconto no respectivo campo, ele será aplicado sobre o valor total da soma de todos os serviços.

Importante! O botão ‘Desconto serviços’ possui controle de permissão. Para configurá-la é necessário acessar a rotina 2757, editar um perfil, selecionar o módulo Oficina > Ordens de serviço > Ordens de serviço – 2292 > Visualização da Ordem de serviço – 2292-01 > Serviços da Ordem de Serviço – 2293 e, no quadro ‘Ações’, marcar o checkbox correspondente.

Aba Apontamentos

Após adicionar os serviços, é necessário informar os apontamentos das horas trabalhadas. Para isso, acesse a aba de “apontamentos” e clique no ícone do “+”.

Selecione o mecânico que realizou a prestação do serviço, o serviço executado e informe a data e horário do atendimento.

As datas e horários dos apontamentos, não poderão ser valores futuros, somente data atual e horários passados, ou data e horário no passado de acordo com a configuração no sistema. Esse parâmetro permite estipular um número máximo de dias passados para realizar os apontamentos.

Após preencher os campos, clique no botão “Salvar”.

O sistema irá abrir novamente a tela de apontamentos, para que seja incluído mais um apontamento. Após finalizar as inclusões, clique no botão “fechar”.

O sistema irá verificar os apontamentos de horas, deslocamento, tarefas e agendamentos e só deixará salvar se a data e a hora do mecânico não cruzar com nenhum outro lançamento em outro serviço ou OS.

Vale ressaltar que o sistema também valida se o mecânico possui um afastamento registrado no mesmo período em que tentar realizar um apontamento. Caso haja um afastamento na mesma data e horário, o sistema impedirá a finalização do registro, exibindo a mensagem: “O mecânico possui um afastamento para a data e hora informados“.

➡️ Lembrando que os afastamentos são consultados e cadastrados na rotina 99030 > selecionando o funcionário desejado, e clicando no botão “Afastamentos”.

Os apontamentos dos serviços poderão ser realizados por mais de um mecânico ou auxiliar.

Para editar os apontamentos clique no ícone do lápis ou excluir ao clicar no ícone da lixeira. Isso só será possível enquanto o serviço estiver em aberto.

Aba Resumo por Mecânico

Serão listados as horas trabalhadas/vendidas, valor hora/total/total vendido e participação de cada mecânico.

Coluna “Valor total vendido”: calcula o valor total das horas vendidas multiplicadas pelo valor hora do mecânico. Essa coluna está disponível na aba “Apontamento” em “Resumo por mecânico”.

Aba Serviços de Terceiros

A aba “serviços de terceiros” é semelhante a aba de serviço próprio. Na aba de serviços orçados, serão listados os serviços incluídos no orçamento.  Para confirmá-lo na OS, clique no ícone do lápis, selecione os serviços e clique em confirmar.

Para adicionar ST diretamente na OS, na aba de confirmados, clique no ícone do “+”.

Selecione o tipo de OS que irá definir as regras para o serviço. Informe o serviço e o valor. Para incluir o serviço , clique em salvar.

Na aba, ao selecionar um serviço, será possível editar ao clicar no ícone do lápis, gerar a venda perdida ao clicar no botão perder ou cancelar no botão cancelar serviço.

Os itens perdidos podem ser consultados localizando a ordem de serviço na tela inicial da rotina 2292, acessando pelo ícone da lupa > aba “Peças”> botão “Consultar” no grid > aba “Vendas Perdidas”. 

Aba Peças

Na aba “peças”, é onde serão listadas todas as peças utilizadas na prestação do serviço.

Vale ressaltar que é possível alocar novos itens no ícone do “+”. Ao alocar um item, a descrição adicional registrada no Cadastro de Produto (rotina 1068) é automaticamente atribuída à descrição do item. Consequentemente, essa descrição é replicada tanto na fatura quanto na Nota Fiscal, para isto, no Cadastro de Produto (rotina 1068), a flag ‘Descrição adicional’ deve estar marcada, e o campo ‘Descrição Adicional’, localizado na aba ‘Dados adicionais’, deve estar preenchido.

Na aba “Peças orçadas”, serão listadas as peças não confirmadas do orçamento. Para confirmá-las clique no ícone do “lápis”, selecione os itens e clique em confirmar. Este processo deverá ser realizado quando chegar as peças solicitadas por venda garantida no orçamento.

Feito isso, o sistema irá gerar no ícone de notificações o PDF da requisição das peças confirmadas na O.S. Essa requisição deve ser impressa e entregue para o estoquista, para que ele separe as peças que você precisa.

Na aba de peças confirmadas, poderá ser adicionada mais peças diretamente na OS, para isso clique no ícone do “+”.

No momento da inclusão das peças, é possível selecionar tipos de OS diferentes que irão definir as regras e operações de faturamento, desta forma, será possível ter na mesma OS, peças cobradas do cliente e outras que serão utilizadas como consumo.

Se parametrizado na rotina (2001) o campo “Controla vínculo de nota fiscal da fábrica de compra em garantia na alocação de item” como “Sim”. Será obrigatório informar uma NF de compra na alocação dos itens. Nesse processo, será validada a existência do item na NF que está sendo referência. Além disso, será verificada a quantidade informada: se ela já foi utilizada em outra OS, não será permitido inserir a mesma NF em outra OS.

A flag venda excepcional: permite definir essa condição na capa da ordem de serviço. A definição é herdada pelos itens sem configuração individual, sem sobrescrever ajustes manuais. 

No campo “Produto/Referência” se o código de referência estiver vinculado a mais de um produto, as opções correspondentes estarão disponíveis no campo “Produto”. O código de referência pode ser o registrado no Cadastro de Produto (rotina 1068), aba “Produto”, ou nos Dados do Produto (sub-rotina 1068.10).

Quando escolher o produto com o auxílio do ícone da lupa no campo “Produto/Referência”, ao clicar no botão “Configurar consulta”, serão apresentados filtros mais específicos para a busca e exibição de produtos.

Citando a flag “Indicar a existência de boletim”, que permite visualizar se o item possui boletins cadastrados. Também é possível listar somente produtos com estoque marcando a flag “Somente produtos com estoque”.

Para adicionar uma quantidade maior de um item já confirmado, selecione o produto, clique no botão “Adicionar itens” e informe a quantidade a adicionar.

A pesquisa também pode ser realizada de forma estendida para peças no campo “Produto/Referência”, permite a busca utilizando parte do código do produto combinada com o caractere “%”. Ao informar o código parcial seguido de “%” e pressionar a tecla TAB, o sistema direcionará automaticamente para a pesquisa estendida, facilitando a localização dos itens.

Importante! Todos os itens adicionados na OS precisam ter quantidade disponível em estoque.

Caso deseje remover um item ou diminuir a quantidade informada, selecione o item e clique no botão “cancelar” ou no botão “perder”.

Perder itens

Para gerar a venda perdida, clique no botão “Gerar venda perdida”, localizado na parte inferior da tela. Será aberto uma nova tela com a listagem de itens. Selecione o item desejado, informe a quantidade a perder, o motivo e confirme.

Para saber mais, acesse: Gerar Venda Perdida (1975)

Cancelar itens

Quando for realizado um cancelamento do item através do botão cancelar, sem que a requisição tenha sido entregue, o item ficará com status encerrado.

Importante! Ao realizar o cancelamento de uma Ordem de Serviço, o sistema executa automaticamente o reprocessamento do horímetro do veículo, recalculando as informações com base nas demais Ordens de Serviço vinculadas que não estejam com status cancelado.

Quando for feito cancelamento do item através do botão cancelar, após a entrega da requisição, o item ficará com status cancelado.

Lembre-se que na opção cancelar, não serão geradas informações gerenciais, por isso utilize esta opção somente quando incluir uma quantidade errada.

Importante! Na edição de uma OS, ao utilizar os botões “adicionar itens”, “perder itens” ou “cancelar itens”, o valor dos impostos do item alterado será atualizado de acordo com a tributação do produto na rotina Cadastro de Produtos (1068) vigente no dia da alteração.

Desconto itens

O botão “Desconto itens” pode ser utilizado para aplicar um desconto padrão a todos os itens da aba.

Caso sejam inseridos mais itens na OS após já ter sido dado o desconto, deverá ser aplicado o desconto novamente, ou inserido manualmente no item.

Este percentual e o valor de desconto ficará registrado nos itens e será apresentado também no card de desconto na parte superior da ordem de serviço.

Ao aplicar este desconto deverá ser validada a alçada do usuário e reprocessar o valor de todos os itens, incluindo impostos. 

Importante! O desconto aplicado será sobre TODOS os itens, se necessário  aplicar em alguns deverá ser inserido individual.

Botão imprimir

Através do botão “imprimir” pode-se gerar um relatório dos itens. São impressos os itens com status diferente de Perdido, Cancelado e Encerrado. Salvo exceção de itens bloqueados ou desaprovados, que então terão a impressão condicionada a regra de impressão nos parâmetros do módulo oficina.

Através do ícone da lupa será aberta as seguintes abas: Peça, extrato, formação de preço, impostos e vendas perdidas.

Importante! É necessário configurar a permissão da rotina Formação Preço de Venda – 1291, para disponibilizar a aba de Formação de Preço pela consulta do item. Realize a configuração de permissão na rotina Perfil de usuários – 2757

Saiba mais em: Formação Preço de Venda / Perfil de usuário

Aba Remessa

Para as OS com local de prestação “externo”, será habilitada a aba “remessa a campo”.

Nesta aba poderão ser geradas as notas fiscais de saída e entrada de remessas à campo das peças que o mecânico leva para executar o atendimento ao veículo.

Vale ressaltar que para facilitar a identificação do que se trata o documento recebido, no e-mail enviado com a nota fiscal conterá no assunto do mesmo a descrição “remessa a campo”.

Na aba “remessa para atendimento” serão listadas todas as peças confirmadas na OS. Selecione os itens que serão levados a campo e clique em “confirmar”. O sistema abrirá a tela para que sejam informados os dados de frete.

No campo tipo de frete, escolha entre as opções:

• Por conta do destinatário: Quando o frete será pago pelo cliente;
• Por conta do emitente: Quando o frete será pago pela sua empresa;
• Por conta de terceiros: Quando o frete será pago por outra pessoa que não é o cliente;
• Transporte próprio por conta do remetente: Quando o frete vai ser realizado com veículo próprio da empresa e a empresa que irá custear o frete;
• Transporte próprio por conta do destinatário: Quando o frete é realizado com o veículo próprio da empresa e o cliente irá pagar o frete;
• Sem frete: Quando não tiver frete;

No campo “via” deve ser informado o tipo de transporte que será utilizado, se rodoviário, aeroviário, hidroviário, marítimo ou ferroviário. Os campos referente a transportadora só serão habilitados quando escolhido um tipo de frete diferente da opção “Sem frete”.

Na aba “retorno de atendimento”, serão listados todos os itens enviados a campo. Para fazer o retorno das peças, selecione as peças e informe a quantidade que foi usada de cada uma dos produtos. Após clique no botão “confirmar”. Novamente será aberta a tela para informar o frete e observação da nota.

Independente da quantidade que utilizamos, a nota fiscal de retorno da remessa sempre será emitida contendo a quantidade total das peças.  Internamente o sistema irá realizar o cancelamento das peças não utilizadas e a alocação apenas da quantidade informada.

A nota de retorno ficará disponível no ícone de notificações. Juntamente com a nota será gerada a requisição de guarda das peças que não foram utilizadas.

É possível realizar também múltiplas remessas a campo referente ao mesmo item na ordem de serviço. Porém para este caso deve-se considerar algumas regras:

• O retorno somente pode ser emitido se a remessa estiver autorizada;
• A remessa somente pode ser inutilizada/anulada se não tiver retorno válido;
• Quando cancelar o retorno, deve retornar para o status anterior, pendente de retorno;
• Quando cancelar a remessa, deve retornar ao estado anterior, disponível para emitir outra remessa;

Caso o cliente tenha emitido a nota de retorno, é possível realizar a vinculação da nota lançada no sistema na aba “retorno de atendimento”, botão “vincular à NF lançada”.

Importante! O vínculo é realizado item a item, e a quantidade constante na NF lançada deve ser igual a mesma quantidade constante na NF de saída para garantir a consistência do processo.

O  sistema deve avaliar as seguintes combinações para fazer o vínculo:

• A empresa e a filial devem ser iguais à da OS;
• O código da conta deve ser igual a conta da OS;
• A NF deve ter sido do tipo “Lançamento”;
• A NF de entrada deve estar com a situação “Validada”;
• A operação utilizada para lançamento da NF de entrada deve ser a mesma definida no filtro “Operação de entrada”, disponível nos parâmetros do módulo Oficina, rotina Parâmetros (2539) > aba Remessa a Campo.
• A data da NF de retorno deve ser igual ou superior a data de alocação da peça;
• A quantidade do produto deve ser exatamente igual a quantidade remetida à campo.

Na aba “itens com remessa” serão listadas as informações sobre as notas fiscais de remessa a campo de cada produto e ao gerar o SPED ICMS/IPI (rotina 6063) será gerado o registro C113.

Aba Despesas

Poderão ser lançadas as despesas que os mecânicos tiveram durante o atendimento a campo, como por exemplo: alimentação, hotel, entre outros.

Vale ressaltar que para as ações de incluir, alterar e excluir registros há gravação de log.

Para realizar a consulta de logs deve-se acessar a rotina 99009 (Consulta de Logs).

Para adicionar uma despesa, clique no ícone do “+”, informe a descrição da despesa, selecione o tipo de OS de acordo com a cobrança que será feita, se cliente ou empresa. Informe o valor, a data e clique no botão “salvar”. Caso seja faturada para o cliente, o sistema irá emitir uma nota de serviços referente a essas despesas.

Aba Saídas

Serão listadas todas as saídas que já foram lançadas para esta ordem de serviço. Esse processo é realizado na rotina 2453.

Aba Limite Individual

Serão listados as liberações de valores realizadas pelo financeiro, caso tenha ocorrido algum bloqueio. Tanto de limite individual que são valores liberados para cada ordem de serviço ou bloqueio por limite de crédito que ocorre quando um cliente possui por exemplo, um limite de R$5.000,00 e o total da OS ultrapasse esse valor, será gerado um bloqueio de limite de crédito, e o financeiro irá receber uma notificação para liberar ou não um novo valor de limite para a OS.

Aba Requisições

Serão apresentadas requisições de entrada e saída geradas para a ordem de serviço. Para reimprimir, selecione a requisição desejada e clique no botão “imprimir”. O sistema irá disponibilizar o PDF no ícone de notificações.

Aba Eventos

Serão gravadas todas as alterações de tipo de OS realizadas na capa ou nos itens, possibilitando o rastreamento de uma OS desde a sua origem até o encerramento. Serão listados também as trocas de valores  e quem realizou a alteração.

Aba Anexos

Disponível apenas para usuários que tenham permissão para acessá-la. Quando acessada em modo de edição, existe uma ação de cadastro de anexos, que permite fazer o upload de arquivos. Esta ação possuí permissão específica. Nesta aba também é possível consultar os detalhes e fazer o download dos anexos.

No processo de cadastro de anexo, quando o arquivo é uma imagem, existe uma visualização da imagem após conclusão do upload do arquivo.

Aba Bloqueios

Caso tenha ocorrido algum bloqueio na OS, nesta aba serão listados estes

Aba Faturas

Caso a ordem de serviço já possua fatura gerada, nesta aba será possível visualizar informações como o código interno da fatura, data de emissão, a conta de faturamento e status atual da fatura.

Clicando no ícone da lupa sob a fatura, o sistema irá abrir uma nova tela para consulta de todos os dados relacionados à fatura.

No campo “Modo de faturamento” será exibido o modo de faturamento definido na OS após a emissão da fatura desta.

Clicando no ícone da lupa sob alguma das faturas, será aberta uma nova tela contendo todos os detalhes da fatura para melhor visualização, como a forma de pagamento desta, itens na fatura, bloqueios gerados, e etc.

Botões

Na parte inferior da OS, poderão estar disponíveis os seguintes botões.

Alterar tipo de OS

Neste botão será possível alterar o Tipo de OS da capa e dos itens confirmados na OS. A capa da OS refere-se às informações selecionadas na abertura e que serão utilizados como padrão para inclusão de novos itens.

Importante! Esta alteração pode ser utilizada, por exemplo, quando é adicionado uma despesa na OS com um tipo que fature para o cliente e a empresa decida posteriormente na hora do faturamento bonificar o cliente pagando a despesa. Nesse caso, deve-se selecionar a despesa e informar um tipo de Os que fature para a própria empresa, como é o caso do consumo interno.

A flag “alterar o tipo de OS da capa”, dependendo das configurações de uso definidas no  tipo de OS, irá ou não permitir a troca. Para finalizar a alteração, clique no botão “Confirmar”.

Alterar local e ind. de presença

Caso seja necessário alterar o local de prestação do serviço ou Indicador de presença. Informe as novas configurações e clique em “Confirmar” para concluir a alteração.

Importante! A alteração do indicador de presença e local de prestação implicam na revisão e recálculo dos impostos.

Botão Data Entrega Técnica

O botão só será exibido quando o tipo de OS for do tipo “Entrega técnica”. Esse botão permite informar uma data da entrega técnica, onde a data será cadastrada nas informações do veículo, rotina 2003. Caso não seja preenchido, o sistema levará em consideração a data da emissão da nota fiscal, como ocorre atualmente. Ademais, o novo botão conta com controle de permissão.

Importante! O botão possuí controle de permissão, o qual deverá ser dado na rotina Perfil de usuário – 2757 > Módulo Oficina > Ordens de serviço > Ordens de serviço – 2292 > Visualização da Ordem de Serviço – 2291.01 > Data Entrega Técnica.

Botões da Tela inicial

Na listagem da tela inicial da rotina 2292, ao selecionar uma OS será possível:

• Botão “Ir para o orçamento” : Por meio dessa opção será possível acessar o orçamento vinculado a OS.
• Botão “Encerrar a OS”: Ao clicar nesta opção, o  sistema irá solicitar uma confirmação para encerrar a OS e caso haja peças pendentes deverá ser informada a causa para realizar a perda dos itens.  Após o encerramento da OS, não será mais possível faturar  a OS e nem realizar movimentações.
  Esta opção deverá ser utilizada quando houver algum item pendente dentro da OS que não será mais faturado. As regras para permitir ou não o encerramento com itens pendentes de faturamento é definida em cada tipo de OS.
  Um exemplo muito comum é nos casos em que a empresa não cobrar o deslocamento dos seus clientes. Nesse caso deverá realizar a configuração no tipo de OS para permitir o encerramento da OS com o deslocamento pendente.
• Botão “pronta”: Dependendo da parametrização utilizada pela sua empresa, poderá ser configurado o sistema para liberar o faturamento das OS somente se elas estiverem com o status como pronto. Desta forma, não será mais possível editar ou realizar alterações nos itens da OS.
  Portanto, antes de definir a OS como pronta, certifique-se que todas as peças estão alocadas, e que todos os serviços estão atendidos e encerrados. Caso tenha que ser realizada alguma alteração, deverá reabrir a OS.
  Para empresas que optarem por não utilizar a configuração de O.S pronta, será possível realizar o faturamento de alguns itens da OS mesmo que ela não esteja totalmente concluída.
• Botão “em execução”: Este status será intermediário entre os status “Aberto” e “Pronto”. Quando uma Ordem de Serviço estiver com o status “Em execução” ela ficará impossibilitada de edição, até que seja reaberta novamente. As OSs poderão mudar para “Em execução” apenas quando possuírem  o status > aberta e inclusive quando houverem serviços em atendimento.
  Sempre que ocorre uma alteração de situação da Ordem de Serviço, como Cancelada, Pronta, Reaberta, Faturada ou Em execução, o sistema registra automaticamente a alteração em log, permitindo o rastreamento das mudanças realizadas na OS e garantindo maior controle sobre o histórico do processo.
• Botão “Coletar Assinatura”: É possível que sejam assinados os documentos de forma eletrônica, com envio do documento por e-mail para assinatura remota ou assinatura presencial diretamente em tablet ou dispositivo na loja.
• Botão “Consultar Assinatura”: É possível consultar as assinaturas realizadas, permitindo acompanhar o status e os registros vinculados ao documento.
• Botão “imprimir”: Ao selecionar uma OS, você também pode realizar a sua impressão. Para isso, basta clicar no botão “Imprimir”. Para mais informações, consulte: Impressão de OS – Módulo Oficina (2292).
• Botão “cancelar”: As OS’s com saldo zerados, poderão ser canceladas, para isso selecione uma OS zerada e abaixo irá aparecer o botão “Cancelar”.
• Botão Reabrir: conforme o status da OS mudará para as seguintes opções “Reabrir faturada” e “Reabrir pronta”.

Importante! A permissão do uso dos botões “Reabrir faturada” e “Reabrir pronta”, deve ser habilitada na rotina 2757.

Consulta de Margem

Ao selecionar um registro e clicar no botão “Margem” (localizado na parte inferior da rotina), será aberta uma tela com os valores de margem.

Para saber mais, acesse: Consulta de Margem

Sincronização Campos Dealer

Caso a empresa utilize o Campos Dealer integrado ao ERP Solution, serão apresentados os seguintes botões: “Consulta Campos Dealer” e “Enviar Campos Dealer”.

Na ação de enviar, se os serviços possuírem agendamento de mecânico, a OS será enviada para a app do Campos Dealer.

Na ação de consulta, só funciona quando a OS no campos dealer está fechada. Todas as informações informadas na plataforma, serão sincronizadas pro ERP para dar seguimento no faturamento da OS.
Caso haja peças enviadas a campo, automaticamente será emitida a NFe de entrada de remessa a campo de todas as peças. As peças indicadas como utilizadas permanecem na OS para realizar o faturamento, e as peças devolvidas serão canceladas ou perdidas, conforme configuração dos parâmetros.

Ao sincronizar uma OS, o sistema identifica automaticamente se já existe um serviço de deslocamento em aberto. Se sim, ele será aproveitado. Se não, um novo será criado. 

Importante! Essa unificação vale somente para os serviços de deslocamento. 

Para cada par de ocorrência de deslocamento registrado no Campos Dealer, seja gerado um apontamento e uma saída de mecânico.

Na rotina 2453, será exibido um único registro que agrupa todas as saídas dos mecânicos das Ordens de Serviço vinculadas ao mesmo serviço de deslocamento no mesmo dia.