Peças Defeituosas – Garantia de fábrica

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Em alguns Estados a legislação estabeleceu a forma como as oficinas mecânicas precisam realizar os processos de garantia, incluindo a entrada de peças defeituosas e posterior realização do processo de envio à fábrica ou inutilização/descarte das peças recebidas.

Neste processo as peças recebidas devem ter sua entrada estabelecida em um depósito diferente do depósito padrão da filial, uma vez que em função de serem defeituosas, não podem ficar disponíveis para venda.

Portanto, este depósito será configurado para impedir movimentações de compra, venda e transferência entre estabelecimentos, ou seja, não teremos entrada de notas de compra e transferência neste depósito, assim como saída por venda e transferência entre estabelecimentos, além disso, no cadastro do depósito o impedimento de saída por meio de operação de venda, o vendedor não conseguirá visualizar este depósito pelo Painel de produtos – rotinas 2847, 2848 e 2855.

Na emissão da NF-e de entrada pode-se optar por atualizar ou não atualizar o estoque físico e fiscal.

Importante! Caso se optar por atualizar as movimentação de remessa e inutilização também deverão atualizar o estoque, e mais, esta entrada irá somar ao custo médio total de inventário, impactando na apuração dos impostos, como o IR – Imposto de renda.

O envio das peças à fábrica ou a inutilização deve ser realizado a partir da emissão de uma NF que fará a baixa da peça no depósito.

Além disso, no cadastro do tipo de OS se define a conta de cliente em nome de quem o sistema irá emitir a “NF-e DE SIMPLES FATURAMENTO”, quando na rotina 2001 estiver marcada a flag “Emitir NF de simples faturamento”, emissão está que é automática.

Configurações

No ERP, temos no tipo de OS uma configuração para determinar em nome de quem a NF deve ser emitida e em nome de quem ela deve ser faturada.  Para acessá-la deve-se ir em:

Módulo Oficina > Cadastros > Tipo de Ordem de Serviço (rotina 2026).

Na aba configurações, no campo “Utiliza o processo de Itens Defeituosos” deverá estar configurado como “Sim”, tal configuração somente estará disponível se o “Tipo” do tipo de ordem de serviço estiver configurado com a opção “Garantia de fábrica”.

Nesse contexto, é necessário que o tipo de OS esteja configurado de acordo com a exigência de cada estado. Normalmente é solicitado para que a NF seja emitida em nome do cliente e faturada para a fábrica.  

Vale frisar que o campo “Utiliza o processo de Itens Defeituosos” somente estará habilitado em tipos de ordens de serviço, que tenham o campo “Tipo” configurado com a opção “Garantia de fábrica”.

Importante!  As concessionárias que representam múltiplas fábricas, poderão utilizar o controle de peças defeituosas apenas em uma delas, isso porque a remessa de itens defeituosos poderá ser feita em nome apenas de uma fábrica. Porém esta empresa poderá atender ordens de serviço de garantia das demais fábricas sem que haja nenhum impacto (porém sem fazer o controle de peças defeituosas).

Dessa forma,  o sistema automaticamente gera um registro acessório referente à entrada da peça defeituosa, isso se utilizado o processo de garantia de peças defeituosas.

Outras configurações são definidas dentro dos parâmetros por filial do módulo Oficina, acessados em:

Módulo Configurações > Oficina > Parâmetros (rotina 2001).

Nessa rotina foi implementada a seção “Substituição de partes e peças em virtude de garantia do fabricante”, que possui os campos:

Portanto, devem ser realizadas as seguintes configurações:

• Emitir NF de entrada das peças defeituosas: flag para condicionar a exibição de um cadastro complementar das peças defeituosas na ordem de serviço e emitir a NF de entrada das peças, as peças podem ou não atualizar o estoque. Essa configuração estará condicionada à marcação da flag “Atualiza a flag”;
• Campo Conta da Fábrica: Neste campo é onde se define em nome de quem a saída por REMESSA DE ITEM DEFEITUOSO será emitida, NF-e está que será emitida através da rotina 2956 de forma manual;

O processo de garantia de Fábrica utiliza operações específicas, com particularidades diferentes.

• Operação da NF – Remessa à fábrica: definição da operação que será empregada para a emissão da NF de remessa das peças defeituosas para a fábrica, quando requerida. A operação deve ser de saída e deve ser isenta de ICMS. A operação deve obrigatoriamente ter a Pol. de preço e Pol. de prazo configuradas;
• Operação para a NF – simples faturamento: definição da operação, cuja configuração será condicionada a seleção da flag “Emitir NF de simples faturamento para a fábrica”. 
  • A operação de simples faturamento foi criada conforme legislação vigente no estado de MG, neste Estado especificamente essa nota deverá ser gerada em nome da fábrica e é através desta NF-e que a fábrica realiza o pagamento aos concessionários, por este motivo, no estado de MG esta operação deverá possuir uma tabela diária para geração dos títulos a receber;
  • Esta operação deverá ter uma política de preço e uma política de prazo configuradas; sem destaque de impostos, isenta ou não tributada;
• Campo NF de simples faturamento em nome: Ao selecionar a operação que acabamos de consultar, podemos observar que o campo “NF de simples faturamento em nome”, será habilitado com as seguintes opções:
  • Fábrica: Em casos das concessionárias que precisam emitir a NF em nome da Fábrica para posteriormente receber o valor do item defeituoso;
  • Cliente: Deve-se utilizar apenas quando necessário; 
  • Conta Faturamento tipo de OS: Essa opção atende as concessionárias New Holland e Case de MG, onde a NF de simples faturamento deve ser emitida em nome de um CNPJ e a NF-e de remessa de itens defeituosos deve ser emitida em nome de outro CNPJ;
• Operação para a NF de entrada das peças: definição da operação que será empregada para a emissão da NF de entrada das peças defeituosas recebidas do cliente; a operação deve ser de entrada e não pode estar configurada para destacar impostos, Sem destaque de ICMS, isenta ou não tributada;
• Operação para a NF de inutilização: definição da operação que será empregada para a emissão da NF de inutilização/baixa das peças defeituosas na rotina 2957, se autorizado pela fábrica. A operação deve ser de saída e deve ser isenta de ICMS. A operação deve obrigatoriamente ter a Pol. de preço e Pol. de prazo configuradas;
• Depósito das peças defeituosas: Este depósito diferente do depósito de venda definido na filial para armazenamento das peças defeituosas; esse depósito deve estar configurado como visível apenas pelo contador, tendo em vista a especificidade do depósito;
• % do valor para itens com defeito: percentual que deve ser aplicado sobre o valor da venda para a emissão das NF’s de entrada, inutilização e remessa das peças defeituosas à fábrica; por padrão, será inicializado com 10%, tendo em vista que, hoje, é o percentual estabelecido pela legislação dos estados de MG e PR.

Emissão da NF de entrada das peças defeituosas

Ao fazer a alocação de uma peça na Ordem de Serviço (rotina 2292) com o tipo de OS “Garantia de fábrica” configurada através da rotina (2026), o sistema automaticamente gera um registro na aba “peças com defeito”

Desse modo, ao faturar a nova peça, paralelamente é realizada a emissão da NF de entrada do item com defeito. Essa emissão será realizada no momento do faturamento da peça nova dada em substituição ao cliente. 

Na aba das peças defeituosas ao clicar no item no ícone do lápis, é apresentada a flag “Não emitir NF de entrada” para identificar quais delas devem ou não constar na NF de entrada.

Além disso, através do botão Emitir NF de Entrada é possível antes do faturamento da peça nova realizar a entrada das peças defeituosas.

Importante! Os itens defeituosos que não tiverem NF de entrada não terão como ser
enviados a fábrica.

Emissão da NF de simples faturamento para a fábrica

Além da NF de entrada das peças defeituosas, o sistema também poderá fazer a emissão de uma NF de simples faturamento das peças novas em nome da fábrica, tendo em vista a legislação vigente para os estados.  

A NF deve ser emitida com base na operação disponível nos parâmetros do módulo oficina e não deve atualizar estoque, uma vez que a baixa do item acontecerá por meio da própria NF de faturamento dos itens novos que compõem a OS de garantia de fábrica.  

Cancelamento ou anulação de NF 

Ao cancelar/anular uma NF-e vinculada a um item defeituoso, o sistema deve desfazer o vínculo de modo a permitir que o processo seja refeito a partir da OS.

Fluxo do processo