Despesas de Apropriação (3132)
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A apropriação de despesas é um conceito fundamental na contabilidade que se refere ao processo de alocação de custos a períodos contábeis específicos.
Este processo possibilita o controle contábil de despesas por apropriação e suas respectivas parcelas, controlando mensalmente sua contabilização. Geralmente utilizado para apropriação de seguros, IPVA, entre outros.
Para consultar as despesas por apropriação, acesse:
Módulo Contabilidade > Principal > Despesas de Apropriação (rotina 3132).
Despesas por apropriação
Para cadastrar uma despesa por apropriação, clique no ícone do “+”.
- Data de lançamento: O campo será preenchido por padrão com a data atual, podendo ser alterado caso necessário. Este campo é de preenchimento obrigatório.
- Possui validação do período contábil, desta forma, se o período contábil (rotina 2506) estiver “Fechado” será apresentada a mensagem de validação “Período contábil fechado para a data de lançamento informada”.
- Filial: Selecione a filial do lançamento da despesa.
- Lote: Informe o número do lote do lançamento.
- Conta a apropriar: Informe a conta contábil a apropriar. Essa conta se refere a conta do ativo e será contabilizada como conta a débito no lançamento da despesa de apropriação. Este campo é de preenchimento obrigatório.
- Não será permitido informar contas na qual a sintética vinculada esteja cadastrada como integrada (rotina 7038);
- Não será permitido informar contas de cliente/fornecedor;
- Somente será permitido informar contas com o tipo “Analítica”.
- Conta de apropriação (despesa): Informe a conta contábil de despesa da apropriação. Essa conta se refere a conta de resultado e será contabilizada como conta a crédito do lançamento da despesa de apropriação. Este campo é de preenchimento obrigatório.
- Não será permitido informar contas na qual a sintética vinculada esteja cadastrada como integrada (rotina 7038);
- Não será permitido informar contas de cliente/fornecedor;
- Somente será permitido informar contas com o tipo “Analítica”.
A conta a apropriar deve ser diferente da conta de apropriação (despesa). Caso seja informada a mesma conta nos campos, será apresentada a mensagem de erro: As contas informadas não podem ser iguais.
Ambas as contas não podem ter o tipo “Resultado”. Somente deve ser informada a conta de resultado em um dos respectivos campos.
- Valor: Informe o valor total da despesa de apropriação.
- Data de vencimento da Parcela: Informe a data de vencimento da primeira parcela da despesa.
- Número de Parcelas: Informe o número total de parcelas.
- Centro de custo: Informe o centro de custo para rateio no lançamento da despesa de apropriação e no lançamento das parcelas de apropriação.
- Caso a empresa possua controle de contabilidade por centro de custo (rotina 99001, botão “Configurações”, flag “Contabilidade por centro de custo”), o preenchimento do campo será obrigatório.
- Somente será possível informar um centro de custo que esteja “Ativo” e que esteja cadastrado para todas as filiais ou para a filial do lançamento da despesa.
- Caso o centro de custo informado não estiver cadastrado, estiver inativo ou cadastrado para uma filial diferente da filial da despesa, será apresentada a mensagem de erro: Centro de custo não encontrado, inativo ou inválido para a filial.
- E-mail para aviso de última parcela: Informe o e-mail no qual deverá ser enviado após contabilizar a última parcela da despesa.
- Complemento histórico: Informe o complemento do histórico, caso necessário, que deverá ser gerado no lançamento da despesa.
Após preencher os campos necessários, clique no botão “Salvar”.
A despesa de apropriação será gerada.
O lançamento contábil não será contabilizado automaticamente e a despesa poderá ser editada caso necessário.
Somente será possível editar ou excluir a despesa de apropriação caso ela esteja descontabilizada e o período contábil da data de lançamento estiver “Aberto”.
Caso a despesa esteja contabilizada ou o período contábil estiver “Fechado”, o ícone do lápis e o botão “Excluir” ficarão desabilitados.
⚠️ A edição da despesa possui trava de acesso, não podendo ser editada ou contabilizada por outro usuário, caso a trava esteja ativa (rotina 2842).
Contabilização da despesa
Para contabilizar a despesa, clique no botão “Contabilizar”.
Será apresentada a mensagem informando que o processo foi executado com sucesso, e será gerado o lançamento contábil com o hiperlink de acesso que será redirecionado a tela de consulta do lançamento na rotina 7001.
O lançamento contábil será gerado para a filial, lote e data do lançamento da despesa.
- Débito: Conta a apropriar – Ativo
- Crédito: Conta de apropriação (despesa) – Resultado
- Valor: Valor total da despesa
- Complemento histórico: Por padrão será gerado como (REF. DESPESA DE APROPRIAÇÃO ID) e em seguida será gerado o complemento caso tenha sido informado no cadastro da despesa.
O centro de custo será rateado em 100% para a conta de apropriação (Resultado) no valor total da despesa, para o centro de custo informado no cadastro e para a filial do lançamento.
A chave estrangeira será gerada conforme o padrão (LDA000000000), sendo os últimos dígitos com o ID da despesa.
Será gerado log de inicio e final do processo de contabilização, através do nome da rotina CTBDESPESAAPROPRIACAOCONTABILIZAR no qual poderá ser conferido através da Consulta de Logs (rotina 99009).
INICIANDO PROCESSO DE CONTABILIZAÇÃO – DESPESA DE APROPRIAÇÃO – ID:
FINALIZANDO PROCESSO DE CONTABILIZAÇÃO – DESPESA DE APROPRIAÇÃO – ID: CRIADO LANÇAMENTO CONTÁBIL ID:
⚠️Não será possível excluir o lançamento contábil da despesa diretamente pela rotina 7001. Será apresentada a mensagem de erro: Lançamentos contábeis originados de contabilização de despesa de apropriação não podem ser excluídos. Utilize a rotina “Despesas de Apropriação – 3132” para descontabilizar o lançamento.
Descontabilização da despesa
Para descontabilizar a despesa, clique no botão “Descontabilizar”.
Somente será possível contabilizar ou descontabilizar a despesa de apropriação caso ela esteja lançada em uma data de lançamento que possua o período contábil “Aberto”.
Além disso, na descontabilização o sistema também irá validar se as parcelas de apropriação possuem lançamento contábil. Caso existir uma parcela contabilizada, não será possível descontabilizar a despesa. Para que seja possível, nenhuma das parcelas deverão estar contabilizadas.
Será gerado log de inicio e final do processo de descontabilização, através do nome da rotina CTBDESPESAAPROPRIACAODESCONTABILIZAR no qual poderá ser conferido através da Consulta de Logs (rotina 99009).
INICIANDO PROCESSO DE DESCONTABILIZAÇÃO – DESPESA DE APROPRIAÇÃO – ID:
FINALIZANDO PROCESSO DE DESCONTABILIZAÇÃO – DESPESA DE APROPRIAÇÃO – ID: EXCLUIDO LANÇAMENTO CONTÁBIL ID:
Parcelas por Apropriação
A partir da contabilização da despesa, serão geradas as parcelas por apropriação.
Para consultar as parcelas geradas, selecione a despesa e clique no botão “Parcelas”.
As parcelas serão geradas de acordo com o número de parcelas informado na despesa.
Não será possível incluir, editar ou excluir uma parcela.
A primeira parcela será gerada com a data de vencimento informada no campo “Data de vencimento da Parcela” no cadastro da despesa.
As demais parcelas serão geradas com o mesmo dia, porém, nos meses subsequentes.
Por exemplo: 12 parcelas com a data de vencimento da primeira parcela para 06/12/2025.
- Parcela 1 com data de vencimento em 06/12/2025;
- Parcela 2 com data de vencimento em 06/01/2026;
- Parcela 3 com data de vencimento em 06/02/2026.
E assim sucessivamente para as demais parcelas.
O valor da parcela deverá ser referente ao valor total dividido pelo número de parcelas, ajustando o valor na última caso necessário.
Por exemplo: O valor total da despesa é de 1.000,00 e possui 12 parcelas.
Da parcela 1 até a parcela 11 o valor será de 83,33 e na parcela 12 será ajustado para 83,37 para que feche corretamente no total de 1.000,00 da despesa.
O lançamento contábil não será contabilizado automaticamente.
Contabilização da parcela
Para contabilizar a parcela, clique no botão “Contabilizar”.
Será apresentada a mensagem informando que o processo foi executado com sucesso e o lançamento contábil será gerado.
O lançamento contábil será gerado para a filial e lote da despesa e a data de lançamento será conforme a data de vencimento da parcela.
- Débito: Conta de apropriação (despesa) – Resultado
- Crédito: Conta a apropriar – Ativo
- Valor: Valor da parcela
- Complemento histórico: Por padrão será gerado como (REF. PARCELA: X, ID DA PARCELA: ,ID DA DESPESA DE APROPRIAÇÃO: )
O centro de custo será rateado em 100% para a conta de apropriação (Resultado) no valor da parcela, para o centro de custo informado na despesa e para a filial do lançamento.
A chave estrangeira será gerada conforme o padrão (PDA000000000), sendo os últimos dígitos com o ID da parcela.
Será gerado log de finalização do processo de contabilização, através do nome da rotina CTBDESPESAAPROPRIACAOPARCELACONTABILIZAR no qual poderá ser conferido através da Consulta de Logs (rotina 99009).
FINALIZANDO PROCESSO DE CONTABILIZAÇÃO DE PARCELA – DESPESA DE APROPRIAÇÃO – PARCELA ID: CRIADO LANÇAMENTO CONTÁBIL ID:
⚠️Não será possível excluir o lançamento contábil da parcela diretamente pela rotina 7001. Será apresentada a mensagem de erro: Lançamentos contábeis originados de contabilização de despesa de apropriação não podem ser excluídos. Utilize a rotina “Despesas de Apropriação – 3132” para descontabilizar o lançamento.
Somente será possível contabilizar a primeira parcela não contabilizada, seguindo uma ordem. Por exemplo, caso a parcela 1 esteja contabilizada, não será possível contabilizar a parcela 3 caso a parcela 2 ainda não estiver contabilizada. Deverá seguir a ordem das parcelas para a contabilização.
Descontabilização da parcela
Para descontabilizar a parcela, clique no botão “Descontabilizar”.
Será apresentada a mensagem informando que o processo foi executado com sucesso e o lançamento contábil será excluído.
Será gerado log de finalização do processo de descontabilização, através do nome da rotina CTBDESPESAAPROPRIACAOPARCELADESCONTABILIZAR no qual poderá ser conferido através da Consulta de Logs (rotina 99009).
FINALIZANDO PROCESSO DE DESCONTABILIZAÇÃO
DESPESA DE APROPRIAÇÃO ID:
PARCELA ID:
EXCLUIDO LANÇAMENTO CONTÁBIL ID:
Somente será possível descontabilizar a última parcela contabilizada, seguindo uma ordem reversa. Por exemplo, caso as parcelas 1, 2 e 3 estejam contabilizadas, não será possível descontabilizar a parcela 1, sem que as parcelas 3 e 2 sejam descontabilizadas primeiro.
Somente será possível contabilizar ou descontabilizar a parcela de apropriação caso ela esteja em uma data de vencimento que possua o período contábil “Aberto”.
Caso a despesa esteja descontabilizada, as parcelas não serão geradas.
Envio de e-mail da última parcela
Para que seja enviado o e-mail da última parcela de apropriação, deve-se possuir o cadastro com a finalidade “Alerta” na rotina 99025.
No cadastro da despesa de apropriação (rotina 3132) deve-se possuir configurado o e-mail no campo “E-mail para aviso de última parcela”.
Quando a última parcela for contabilizada, será enviado o e-mail com o título “Finalização da despesa de apropriação ID, empresa X, filial Y” com o conteúdo “Realizado a contabilização da parcela X, referente a última parcela da despesa de apropriação ID, da empresa X, filial Y”.
Caso o e-mail não tenha sido configurado no cadastro da despesa, este não será enviado.
Agendamento para contabilização das parcelas
Para um processo mais rápido e prático, o ERP disponibiliza a possibilidade de cadastro do agendamento para contabilização das parcelas de apropriação.
Para realizar o cadastro, deve-se acessar a rotina 99023.
O agendamento deve ser cadastrado por empresa e por filial e deve possuir o tipo “Processo” para a rotina 3132.
A execução do agendamento será diária, dessa forma, as parcelas que possuirem a data de vencimento no dia em que o agendamento está sendo executado, serão contabilizadas.
Caso a última parcela de apropriação for contabilizada pelo agendamento, será enviado o e-mail de contabilização da última parcela, caso esteja configurado no cadastro da despesa.
📌A rotina possui permissão de acesso e as ações de inserir, editar, excluir, contabilizar e descontabilizar e deve ser configurada através dos Perfis – 2757.