Autorização por Funcionário (1653)

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A realização do cadastro de limites de valores de autorização no sistema é fundamental para garantir a segurança e o controle das operações realizadas pelos funcionários. Esse cadastro permite definir limites específicos para atividades como compras, limites de crédito, solicitação de produtos, aprovação de compras a aprovação para faturamento, assegurando que cada colaborador só possa atuar dentro dos limites estabelecidos pela empresa.

Para cadastrar um novo limite para um colaborador, acesse:

Módulo Administrativo > Configurações > Autorização por Funcionário (rotina 1653).

Na tela inicial da rotina, você poderá utilizar os filtros para localizar limites somente de um funcionário específico, por exemplo, assim como filtrar por um tipo de finalidade desejado, ou centro de custo.

Nos ícones de XLS e CSV na parte superior da rotina, ao clicar sob um destes será disponibilizado no ícone de notificações um relatório no formato XLS ou CSV (a depender do botão que foi selecionado), contendo as informações das colunas apresentadas em tela.

Você também poderá personalizar quais as colunas que serão exibidas na listagem da rotina através do último ícone “Selecionar colunas“.

Na listagem de registros, existe a possibilidade de clonagem de registros.

Para utilizar este recurso, selecione um registro e clique no botão clonar.

Campos disponíveis para preenchimento:

• Lista de Centro de Custo;
• Validade Inicial;
• Validade Final;
• Funcionário.

⚠️Importante! A data inicial não pode ser inferior a data Atual.

Para cadastrar um novo limite, clique no ícone do “+”.

• Finalidade: informe qual a finalidade para uso do limite que está sendo cadastrado, se será para:
  • Aprovação para faturamento (oficina) – é possível definir o Centro de Custo no cadastro de autorização. Nesse caso, o desbloqueio de faturamento considerará o centro de custo informado na fatura, permitindo que apenas usuários com autorização correspondente realizem a liberação. Usuários sem autorização compatível não receberão notificações para aprovação. Caso não seja definido um centro de custo na autorização, o usuário poderá atuar normalmente, sem restrição por centro de custo.
  • Limite de compra – a apuração do limite mensal para os compradores considera apenas pedidos com status “Confirmado”, “Faturado” e “Finalizado” que foram confirmados pelo comprador dentro do mês vigente.

Pedidos com status “Pronto” feitos pelo comprador, que avançaram por aprovação prévia na cotação (ou seja, cotação que se tornaram pedido de compra após ter seu bloqueio aprovado enquanto ainda era cotação), passam a ser considerados no limite mensal do comprador. No entanto, se o status desse pedido de compra for alterado para “Aberto”, o pedido perderá sua aprovação e, consequentemente, será desconsiderado da apuração mensal. Caso o comprador altere novamente o status do pedido para “Confirmado”, será realizada uma nova apuração dos limites individuais e mensais. Se esses limites forem ultrapassados, o sistema acionará o bloqueio do pedido de compra, exigindo a aprovação de um superior.

• Limite de crédito (para uso na rotina 3029);
• Solicitação de produto;
• Aprovação de compra – especificamente para esta finalidade, é possível definir um limite individual e mensal. Esses limites são utilizados para aprovar cotações e pedidos de compra que estão bloqueados na rotina “Painel de Liberações/Aprovações” (2736). É importante destacar que os limites individual e mensal serão aplicados apenas para pedidos e cotações configurados para controle de aprovação por limites (Rotina 2854). Já para pedidos e cotações definidos com a opção “Com aprovação a partir de X valor”, será mantida a utilização do valor informado no campo “Alçada Máxima para Aprovação”, encontrado na finalidade “Aprovação de Compras”.

Os campos de limite individual e mensal são inicialmente preenchidos com o valor presente no campo “Alçada Máxima para Aprovação” do funcionário (Rotina 1653), a fim de evitar impactos imediatos no funcionamento das liberações. No entanto, recomenda-se que os responsáveis ajustem esses valores de acordo com suas necessidades e planejamentos internos.

Para a aprovação de bloqueios, tanto de cotações quanto de pedidos de compra, será sempre validada a finalidade de autorização “Aprovação de compras“. No entanto, conforme mencionado anteriormente, é o “tipo de pedido” (definido na Rotina 2854) que determinará qual valor será utilizado para a aprovação, se será a “Alçada Máxima para Aprovação” ou os limites de autorização.

Para tipos de pedidos (rotina 2854) configurados com a opção “Com aprovação a partir de X valor“, será mantida a utilização do campo “Alçada Máxima para Aprovação”.

Já para tipos de pedidos configurados com opções de “Com aprovação limite…”, serão utilizados os valores definidos nos limites de autorização.

• Status: o status em um novo cadastro virá automaticamente como “ativo”. Ao selecionar um registro ativo na tela inicial da rotina e clicar no ícone do lápis, será possível, neste campo, inativar o registro.

⚠️ Importante! Ao inativar um registro, será obrigatório realizar o preenchimento do campo “Observação”, e uma vez inativado, não será mais possível realizar edições no cadastro.

• Funcionário: informe o código do funcionário que está sendo cadastro o limite, ou localize o mesmo através do ícone da lupa.
• Centro de custo: através deste campo, pode-se definir para qual centro de custo vale o limite que está sendo cadastrado.
• Contexto: ao selecionar a finalidade “Limite de crédito”, este campo ficará disponível para informar o contexto da aprovação do limite de crédito, se será para “peças e serviços” ou “máquinas”.
• Alçada máxima para aprovação: neste campo, você poderá definir o valor de alçada máxima para aprovação de compras para o usuário selecionado, lembrando que esse valor é definido para um usuário que fará o desbloqueio de pedido e solicitações de compra bloqueadas. 
• Validades inicial e final: nestes campos poderá ser atribuído um período em que aquele registro ficará ativo e poderá ser utilizado pelo funcionário. Os campos virão inicializados com valores padrão, sendo “Validade inicial” com a data atual e o campo “Validade Final” inicializado com a data 31/12/9999. Para informar uma validade diferente ao funcionário, deverá ser alterado manualmente.
• Observação: poderá ser informada uma observação no cadastro de uma nova finalidade, lembrando que caso esteja inativando um limite, será obrigatório preencher este campo.
• Limites “Individual” e “Mensal”: nestes campos, devem ser informados os valores de limite para o funcionário, sendo um valor de limite individual por aprovação, e outro que será o total mensal para a finalidade selecionada acima.

Também é possível clonar um cadastro de autorização existente. Para isso, selecione um registro na listagem e utilize a opção de clonagem.
Na tela de clonagem, serão apresentados os principais dados da autorização, permitindo informar o funcionário (obrigatório), ajustar as datas de validade e selecionar um ou mais centros de custo.
Ao confirmar, o sistema criará automaticamente novos registros para cada centro de custo selecionado. Caso já exista um cadastro idêntico, será gerado um relatório informando as duplicidades, mantendo apenas os registros válidos.

Apuração do Limite Mensal da finalidade “Aprovação de Compras”:

O limite mensal do aprovador será calculado considerando:

1. Pedidos com status “Confirmado“, “Faturado” ou “Finalizado“, desde que tenham sido aprovados pelo usuário no mês vigente.
2. Pedidos com status “Pronto“, aprovados na fase de cotação, nos quais o aprovador foi o responsável pela aprovação.
   • Se o status desse pedido de compra for alterado para “Aberto”, o pedido perderá sua aprovação e, consequentemente, será desconsiderado da apuração mensal do aprovador.

Um pedido aprovado na fase de cotação e que esteja com status “Pronto” será contabilizado tanto no limite de aprovação quanto no limite de compra, desde que mantenha esse status. Isso ocorre mesmo que o status tenha sido atribuído em um mês anterior.

Quando esse pedido for confirmado, ele passará a ser considerado como um pedido confirmado no mês da confirmação. Neste momento, ele deixa de ser contabilizado como cotação e passa a compor o limite de aprovação do mês da confirmação.

🔄 Esse comportamento já existia para o cálculo do limite mensal do comprador e foi estendido para o aprovador.

⚠️ Atenção! No momento da aprovação da cotação, o sistema exige que o aprovador possua limite individual e mensal disponível.
Porém, se o pedido gerado a partir dessa cotação for confirmado em um mês diferente, o sistema também descontará o valor do limite de aprovação daquele novo mês.

Exemplo:
Uma cotação aprovada em fevereiro utiliza o limite de fevereiro. Se o pedido for confirmado apenas em abril, o valor também será considerado no limite de abril.

Controle por Centro de Custo (Parâmetro Ativo na Rotina 2737)

Nas Cotações e Pedidos de Compra:

• Ao indicar a compra, o sistema verifica se o comprador possui autorização dentro do seu limite para o centro de custo informado.
• A cotação ou o pedido obrigatoriamente deve ter um centro de custo preenchido.
• O sistema busca na rotina Autorização por Funcionário (1653) se o comprador possui:
  • Autorização específica para aquele centro de custo, ou
  • Autorização geral (centro de custo 0).

Se não houver autorização compatível, o sistema bloqueia a solicitação e envia para aprovação.

⚠️ Importante! No processo de aprovação de faturamento, o sistema considera o centro de custo da fatura e as permissões do usuário. Dessa forma:
O usuário só poderá liberar bloqueios se possuir autorização compatível com o centro de custo da fatura;
O recebimento de notificações para liberação também depende dessa compatibilidade;
Além disso, será validado o valor de alçada configurado (limite individual) em relação ao total da operação.

Por outro lado, se o comprador possuir um limite de compra válido para aquele centro de custo ou para o centro de custo 0, e o valor da cotação ou pedido estiver dentro desse limite, o sistema permitirá que ele conclua a compra normalmente, sem necessidade de aprovação.

Nas rotinas de aprovação, tanto na Aprovação de Cotação – 3089, quanto na Aprovação de Pedido de Compra – 3087, somente serão exibidos para o aprovador os registros (cotações ou pedidos) que estão bloqueados e possuem um centro de custo compatível com a autorização de aprovação cadastrada para o funcionário.

Exemplo!

Uma cotação foi criada com o centro de custo 2 – PEÇAS, e está aguardando aprovação.

Para que um funcionário visualize e aprove essa cotação, ele precisa ter:

• Uma autorização de aprovação específica para o centro de custo 2, ou
• Uma autorização geral (centro de custo 0), que permita aprovar qualquer centro de custo.

Naturalmente, o valor da cotação também precisa estar dentro do limite de aprovação definido para esse funcionário na rotina Autorização por Funcionário – 1653.

📝 Importante: As mesmas regras se aplicam às aprovações de pedidos de compra.